Las interrupciones son uno de los grandes problemas a la hora de encarrilar un día productivo, y sin embargo, nos hablan de la Regla de los 2 Minutos.
¿Es compatible con la Productividad?
Qué es la Regla de los 2 Minutos.
Lo que te dice este tip de Productividad es que, si una tarea te va a llevar 2 minutos o menos, la hagas inmediatamente.
Si bien, a primera vista, puede parecerte algo muy lógico, te recomiendo que tampoco te lo tomes al pie de la letra, y te voy a explicar por qué en este artículo.
Ir terminando tareas.
Sí, una de las mejores sensaciones si hablamos de tareas es la de tachar en tu lista.
Tachas las tareas que has terminado, y constituye un logro dentro de tu actividad.
De hecho, como te comentaba en el artículo dedicado a las listas de tareas, hay quienes prefieren desglosar mucho sus quehaceres para que en sus listados haya muchos puntos, lo más reducidos posibles, para poder ir tachando cosas, y así tener la sensación de que se está avanzando.
Tareas cortas que bloquean otras largas.
Es uno de los puntos en los que más sentido tiene aplicar este tip.
Seguro que te ha pasado más de una vez que hay un trabajo largo que queda pendiente porque hay alguna pequeña tarea que ha de hacerse antes.
En este caso, esa tarea, aunque sea breve, es importante, y como tal, ha de tomarse con interés.
Imagina que vas a visitar a un amigo que vive a cientos de kilómetros de distancia.
Puede ser que ello conlleve una serie de preparativos, reservar un hotel, echar combustible al coche, planificar lo que va a pasar durante esos días que vas a estar fuera, hasta (muy típico) comerte los yogures que quedan en la nevera antes de que caduquen (porque caducan en estos días, ya lo sabes)…
Puedes pasar bastante tiempo y gastar bastante energía en todos los preparativos.
Entonces, caes en la cuenta: ¿pero va a estar en casa?
Habría bastado un simple mensaje de texto o una breve llamada para comunicar que vas a visitarle, y que te diga si va a estar o si resulta que no tienes que preparar nada, porque no va a estar en casa.
Pero estabas tan pendiente de que no se te olvidara nada de los preparativos, que se te olvidó esa pregunta.
Acumular tareas breves puede acabar siendo un bloque de tiempo grande.
A base de ir dejando por hacer tareas de 2 minutos, puede ser que acabes juntando bastantes, y ya no se trate de una tarea breve, sino de muchas, que acaban constituyendo un bloque de tiempo de mucha más entidad.
Es algo que este tip de Productividad intenta evitar.
El estrés de las tareas pendientes.
Personalmente, creo que el punto centra de este tip es reducir el estrés que produce tener cosas sin hacer.
Por eso, lo que te dicen es que, si algo de lo que te queda por hacer es breve (de menos de 2 minutos), hazlo ya y olvídate de ello.
Ese olvidar es lo que reduce el estrés.
Mientras la tarea está pendiente, es muy probable que tu cerebro esté haciendo un esfuerzo por retener en la memoria que tienes esa tarea por hacer, para que no se te olvide.
Además, puede ser que tengas la sensación de que tu día no termina nunca, porque cuando acabes con eso tan importante que estás haciendo ahora, todavía tienes algo que hacer, aunque sea breve.
A todo esto, puedes sumarle que es probable que te cueste más esfuerzo realizar la tarea de 2 minutos al final de todas las demás, que si te la quitas de encima antes.
Pero ¿qué pasa con las interrupciones?
Uno de los enemigos de la Productividad es la interrupción.
No por la parada en sí, sino por el tiempo que tardas en volver a retomar la concentración.
Hay quienes hablan de que una interrupción de 2 minutos puede suponer que tardes luego otros 20 minutos en volver al mismo estado de concentración en el que estabas antes de que te interrumpieran.
En las oficinas, curiosamente, este tipo de reducción de la Productividad de los empleados lo causan los jefes.
Los jefes habitualmente no esperan. Para eso son los jefes (o jefas).
Y no solo eso, sino que cuando tu jefe requiere tu presencia, o al menos, tu atención, puede que no te lo comunique directamente, sino que alguna otra persona, un asistente, sea quien te llame.
No te descubro nada si te digo que en estos casos, este asistente te transmite una urgencia que muchas veces no es tal, y que el jefe no ha especificado, pero como «te llama el/la jefe/a, déjalo todo inmediatamente y ve a su despacho».
¿Te suena? Probablemente, sí.
También ocurre lo mismo con las llamadas de teléfono, los emails, las notificaciones del smartphone, los compañeros de trabajo o los clientes…
Muchas de estas cosas acaban teniendo detrás una simple tarea de menos de 2 minutos, que no te cuesta mucho hacer.
Pero has de tener cuidado con aplicar este tip a rajatabla, porque puedes abrir la puerta a las interrupciones.
Puedes combinarlo con Pomodoros, o con Time Blocking.
En este mismo blog te he hablado ya del método Pomodoro, y también del Time Blocking.
Ambos se refieren a agrupar tu tiempo en bloques.
El Time Blocking habla más de organización de horario, y el método Pomodoro se basa en la racionalización de tu esfuerzo.
Al fin y al cabo, el día tiene las horas que tiene y es bueno que te organices de manera ordenada, y también es interesante que cualifiques las horas del día, pues no todas son iguales, ni en todas tienes el mismo nivel de energía.
Al fin y al cabo, el método Pomodoro se basa en no intentar «estar a tope» todo el tiempo, ya que no es posible, sino en establecer una clase de sprints de concentración, con descansos entre un sptrint (Pomodoro) y el siguiente.
Así que es recomendable que hagas interrupciones en tu trabajo, pero de manera programada o intencionada por ti, no porque alguien o algo te interrumpa de manera abrupta y sin que contaras con ello.
Dentro de esa organización del tiempo tienen cabida las tareas de 2 minutos, y puedes ir intercalando «minibloques», o aprovechar el tiempo entre «Pomodoros» para alargar el tiempo hasta el siguiente y hacer alguna tarea breve, y así las vas quitando de tu listado de tareas pendientes.
Conclusión:
Como suelo decirte con muchos de estos tips de Productividad, éste también puede ser muy útil si se comprende correctamente, y al contrario si solo se entiende a medias.
Puede ser muy sano para reducir el estrés de las tareas pendientes, y también para no acumular cositas por hacer que al final se conviertan en algo más pesado.
Pero también, mal aplicado, puede abrir la puerta a las interrupciones en tu trabajo, y eso es bastante negativo para tu Productividad.
Si lo combinas con tu planificación, puede que encuentres una manera excelente de llevarlo a cabo.
Si te ha parecido que este artículo es útil, espero que dejes tu comentario, y que lo compartas en tus redes sociales, para que pueda llegar a más gente.
Si quieres estar más al tanto de estas cosas, lo mejor que puedes hacer es suscribirte gratuitamente a esta web.
