Tip de procuctividad: Time blocking

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¿Qué es?

Es una manera de organizarse, que se basa en asignar bloques de tiempo para realizar diversas tareas.

 

A pesar de su nombre, que pueda parecer algo complicado o novedoso, la idea es bastante simple.

 

¿Cómo se lleva a cabo?

Empleando el tiempo que has asignado a tu día para hacer una tarea, haciendo dicha tarea.

 

Es un concepto realmente simple.

 

Ahora bien, hay que hacerlo.

 

Concepto clave: planificación.

La base de todo esto está en que, cuando comienzas tu día, ya sabes cómo tienes distribuido el tiempo para dedicar a las tareas.

Cömo seas de preciso es cosa tuya.

 

Por ejemplo, puedes hacer un bloque de tiempo que sea “responder e-mails”, o puedes tener varios bloques que “responder e-mails de este tipo”, otro que sea “responder e-mails de este otro tipo”… Tendrás que encontrar el equilibrio para saber qué te funciona mejor.

 

Lo que no está.

El concepto general de la organización mediante bloques de tiempo es que, lo que no está en el horario, no se hace.

 

Claro, esto es muy cortante, y puede tener un efecto poco productivo: que te dé por escribir todo, absolutamente desgranado, en tu mosaico de bloques de tiempo. Como quieres hacer todo, y si no está apuntado, no se hace, pues lo apuntas todo. No se trata de eso.

 

Priorizar.

Una de los puntos fuertes de la organización mediante time blocking es que te pones delante de tu calendario, horario… y ves el tiempo que tienes.

 

No hay más tiempo del que hay.

 

Y, por otro lado, tienes una lista de tareas a realizar.

 

Cuando vas asignando bloques de tiempo a las diferentes tareas, vas teniendo menos tiempo disponible para el resto.

 

Esto significará, en muchos casos, que no tendrás tiempo para llevar a cabo todas las tareas que tienes en tu lista. Cada día tiene 24 horas, cada semana tiene 7 días, etc… no hay más. Y lo normal es que tengas un horario para las tareas, no puedes contar con 24 horas cada día, claro está.

 

Por tanto, te vas a ver en la obligación de elegir a qué tareas vas a dedicar tiempo, y a cuáles no.

 

Es decir, tendrás que priorizar.

 

Acertar con los tiempos.

Uno de los puntos más difíciles que tiene el time blocking es acertar con los tiempos que se asignan a las tareas. No ser ni demasiado optimista ni demasiado pesimista.

 

Si eres demasiado optimista, pensarás que podrás abarcar más tareas y le asignarás demasiado poco tiempo para realizarlas. Empezarás a acumular retrasos que van afectando, como un juego de dominó, a todas las tareas que vienen detrás.

 

Si eres demasiado pesimista, te sobrará tiempo, te aburrirás, o acabarás pasando de organizarte.

 

Para que esto no sea un problema tan grande y, sobre todo, para que no sea siempre así, hay dos herramientas que te interesan:

 

Flexibilidad.

El time blocking se basa en la rigides de cumplir con los tiempos que tienes asignados a las tareas, pero si no has asignado el tiempo correctamente, o tienes algún imprevisto, no seas demaisado cuadriculado.

 

Sé flexible, intenta adaptar el resto de bloques a tu creciente habilidad para estimar los tiempos.

 

Puedes, por ejemplo, no ser demasiado optimista y pensar que vas a tardar muy poco en hacer las cosas; o puedes dejar en tu horario bloques de tiempo liberados para, precisamente, recuperar tiempo de tareas que requerían más de lo que pensabas.

 

Monitorización.

Al principio, es difícil saber cuánto vas a tardar. Es lógico.

 

Lo que ya no es tan aceptable es que, una vez has terminado, no sepas cuánto has tardado, porque la siguiente vez que tengas que asignar un bloque de tiempo a la misma tarea, no tendrás más conocimiento que la primera vez.

 

Para ello, debes monitorizar, medir cuánto tiempo tardas, de verdad, en hacer las tareas.

 

Según vayas acumulando información acerca de lo que has tardado en realizar tus tareas anteriormente, más fácil te será estimar correctamente el tiempo que necesitas para hacer otras similares, incluso las mismas.

 

Herramientas útiles.

Un calendario y un reloj.

 

Ahora bien, personalmente, creo que es más fácil organizarte usando herramientas informáticas, aunque no dejan de ser un calendario y un reloj.

 

Calendario.

Hay montones de calendarios virtuales que tienes disponibles tanto para tu ordenador como para tu tablet, tu smartphone, tu smartwatch… sea a modo de aplicación instalada o directamente on-line, o las dos cosas.

 

Si ese calendario te permite reservar bloques de tiempo para hacer cosas, te vale.

 

Creo que siempre es más fácil ser flexible cuando la herramienta es informática que cuando trabajas sobre un calendario u horario de papel, pero no deja de ser el mismo concepto. Como mejor te apañes.

 

Reloj.

Al igual que con los calendarios, tienes herramientas que te permiten cronometrarte, para saber lo que tardas en hacer las cosas.

 

Puedes hacerlo con un reloj de mesa o de pulsera, o con cronómetros… da igual.

 

La ventaja de utilizar aplicaciones es que te permiten apuntar las tareas, incluso sumar los tiempo en tareas que no hagas de una sola vez… y te facilita las cosas.

 

Tu opinión.

Espero que te sea útil.

 

Es una forma de organizarse, no es la única.

 

Si ya la usas, será de gran interés que nos cuentes cómo te funciona, o cómo has llegado a sacarle el mayor partido, en tu caso.

 

Te escuchamos.

 

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