Alguien te dijo, o leíste, que para tener una gran productividad tenías que hacer muchas listas para organizarlo todo.
Sin embargo, al poco tiempo dejaste de hacerlo porque lo único que obtuviste fue una colección de listas de tareas que no te sirvieron para ser más productivo/a, sino, tal vez, todo lo contrario.
¿Es que las listas no funcionan, o es que hay diferentes maneras de usarlas para que sí te den resultados?
Vamos a verlo.
Antes de nada: qué es una lista de tareas pendientes por hacer.
Se trata de, precisamente eso, una lista en la que escribes las tareas que tienes pendientes de hacer, sea durante un intervalo de tiempo determinado, o bien de manera indefinida.
Según vas completando las tareas, las vas tachando de la lista, las marcas como «completadas», o simplemente las borras, porque ya no son tareas pendientes.
Escribir las listas de tareas pendientes para liberar la memoria.
Una de las razones por las que se recomienda tan frecuentemente el uso de listas de tareas es para no tener que retener en la mente todo lo que tienes que hacer.
En vez de estar todo el tiempo pensando en que no se te olviden las cosas, se escribe en un papel, en una pizarra o en cualquier mecanismo virtual que puedas consultar, y de este modo ya te puedes concentrar en las tareas en sí.
Las listas pueden tener efectos contradictorios.
Cuando te explican la necesidad de hacer listas para todo lo que se refiera a tu Productividad, también te suelen indicar una serie de recomendaciones de cómo hacerlas, y de qué trato darles para que sean efectivas.
Sin embargo, conviene mencionar que una misma acción con la lista puede tener efectos diametralmente opuestos en personas diferentes.
Vamos a ver algunos ejemplos.
Tener la lista siempre a la vista.
Las listas de tareas pendientes tienen un componente de «recordatorio» de aquellas cosas que te quedan por hacer, para que puedas organizarte de la mejor manera posible.
Una de las recomendaciones más frecuentes es que tengas la lista siempre a la vista, para que en todo momento tengas presente lo que aún te queda pendiente, sea durante el día, sea durante más tiempo.
Esto puede ser muy positivo para algunas personas, sobre todo para las que tienden a dispersarse al hacer las cosas, y no se concentran con facilidad.
A estas personas, el hecho de tener a la vista una lista con todo lo que les falta por hacer les ayuda a centrarse y no dedicarse a otras cosas, para que esa lista vaya avanzando y se vayan tachando tareas.
El estrés de tener la lista siempre a la vista.
Sin embargo, para otras personas, esa misma recomendación de tener la lista todo el tiempo presente lo que provoca es una situación de estrés, de pensar que «no me da tiempo», y puede propiciar ese estado de bloqueo mental que no les permita concentrarse en ninguna tarea, pues están viendo en la pared, o sobre su mesa un listado de lo que todavía está pendiente, que les despista más que ayudarles.
¿Cómo de larga y detallada tiene que ser una lista de tareas?
Es una de las cuestiones más difíciles de conseguir para que una lista de tareas funcione: acertar con la longitud y con el detalle de la lista.
Listas cortas y poco detalladas.
Una manera de enfocar el asunto es hacer listas que no tengan muchas cosas escritas, sin entrar demasiado en el detalle, incluso agrupando varias cosas en un mismo título.
Por ejemplo:
- Limpiar la cocina
- Limpiar el cuarto de baño
Se trata de una lista de tareas corta, compuesta solamente por títulos muy generales.
No estresa por longitud.
A la vista de el listado que hemos hecho, la sensación que provoca es que lo que tenemos pendiente de hacer hoy es abarcable, y por eso no hay que ponerse demasiado nerviosos: seguro que durante el día (o durante el tiempo que sea), nos da tiempo a hacerlo todo.
Sin embargo…
No avanza
La contrapartida de este tipo de listas es que no suele ser fácil tachar tareas.
En el ejemplo que hemos puesto, podemos tardar bastante en tachar alguna de las dos tareas que están escritas, y eso puede ser motivo de estrés, pues pasa el tiempo y puede dar la sensación de que «no hemos hecho nada», de que no nos ha cundido el día, porque siguen ahí las mismas tareas pendientes que teníamos antes.
Es difícil adivinar la magnitud de las tareas.
A la vista del listado que hemos hecho, resulta complicado adivinar cómo de grandes son las tareas que tenemos pendientes.
Es complicado, tanto en términos absolutos como en términos relativos y comparativos.
Es decir, que es difícil hacerse una idea de cuánto tiempo y esfuerzo nos va a llevar limpiar la cocina ni cuánto tiempo y esfuerzo nos va a llevar limpiar el cuarto de baño.
Pero, tal cual está escrita, tampoco nos da información acerca de si una de las dos tareas es mucho más grande que la otra: tal cual está escrita, la sensación es de que son tareas de importancia y magnitud similares.
Pueden ser algo confusas.
Vale, sabemos que tenemos la tarea de limpiar la cocina, pero no sabemos realmente a qué nos estamos refiriendo.
Por ejemplo, no tardaremos lo mismo en limpiar la cocina si estamos incluyendo en la tarea el hecho de tener que fregar los platos, vasos, cubiertos y enseres de cocinar; o si eso no forma parte de la tarea.
Nosotros solo tenemos escrito «limpiar la cocina».
Listas largas y muy detalladas.
Está la opción opuesta, que es escribir y detallar mucho las tareas, haciendo listas muy largas.
En el ejemplo que estamos viendo, podría ser así:
- Fregar la encimera de la cocina
- Limpiar las puertas de los armarios y los tiradores de la cocina
- Fregar el interior del horno
- Limpiar las paredes de la cocina
- Echar las toallas del cuarto de baño al cesto de ropa para lavar
- Reponer el jabón gastado
- Fregar el inodoro
- Fregar el bidé
- Fregar el lavabo
- Limpiar las puertas de los armarios y los tiradores del cuarto de baño
- Limpiar la cortina de la bañera (o la mampara)
- Fregar la bañera
- Limpiar los azulejos de las paredes del baño
- Limpiar el espejo del baño
Vemos cómo, en este caso, la lista, que se refiere a lo mismo que la del ejemplo anterior, en lugar de tener 2 tareas tiene 14.
El motivo de que haya más tareas es que pasamos a considerar como tareas en sí, las actividades que antes considerábamos como partes de tareas, pero no les dábamos la entidad de aparecer en la lista.
Cuando trabajamos con este tipo de listados, ocurren varias cosas:
Puede estresarnos el ver una lista muy larga de tareas pendientes.
Del mismo modo que antes decíamos que una lista de 2 tareas nos daba la sensación de que no íbamos a tener problemas para poder realizarlas en el intervalo de tiempo que tuviéramos disponible, el simple hecho de ver una lista con 14 tareas nos puede dar la sensación de que son muchas, y bloquearnos por estrés.
Avanzan más deprisa.
Por el contrario, algo que siempre sienta bien es poder ir tachando cosas del listado, tareas completadas.
Como has detallado mucho, lo normal es que cada tarea sea de menor entidad que en el ejemplo anterior.
Por ejemplo: para poder tachar «limpiar el cuarto de baño» en el primer ejemplo, has de haber hecho muchas cosas, mientras que, para el mismo trabajo, en el segundo ejemplo (el detallado) habrás tachado ya 10 tareas, lo cual es anímicamente positivo, porque te da la sensación de que sí, que vas avanzando.
Se suele intuir mejor la magnitud de las tareas.
Al haber más detalle, es más fácil hacerse una idea de todo lo que queda por hacer.
Sin embargo, siempre puede haber alguna tarea que sea mucho más grande, y que se escriba igual de rápido que las demás, por lo que no hay que pensar que esto es una norma que se cumpla siempre.
Imaginemos que dentro de las tareas de la limpieza de la cocina hubiera un punto dedicado a «fregar los cacharros» entendiendo como «cacharros» todo tipo de cacerolas, sartenes, vasos, platos, cubiertos, etc.
Puede ser que esas 3 palabras «fregar los cacharros», signifiquen mucho tiempo de trabajo. Piensa que la noche anterior tuviste visita en casa para cenar y que tienes una gran cantidad de «cacharros» para fregar. Puede que te lleve mucho tiempo.
Lleva tiempo escribirlas.
Imaginemos que, para tener una mejor idea de lo que significa eso de «fregar los cacharros», aplicamos la misma idea de detallar más las tareas, y no dejar simplemente esas 3 palabras en un renglón de nuestro listado de tareas pendientes.
Podríamos convertir «fregar los cacharros» en:
- Fregar 12 cucharas
- Fregar 12 cucharillas
- Fregar 12 copas
- Fregar 8 vasos
- Fregar 10 tenedores
- Fregar 12 platos llanos
- Fregar 12 platos hondos
- Fregar 7 vasos de café
- Fregar 9 cucharillas de café
- Fregar una cacerola grande
- Fregar una cacerola mediana
- Fregar una sartén mediana
- Fregar una sartén grande
- …
Sí, efectivamente, si hiciéramos esto tendríamos una idea mucho más precisa de lo que nos queda por hacer que si, simplemente, escribimos «fregar los cacharros».
Pero, claro, si estamos hablando de Productividad, también hemos de contemplar cuánto tiempo nos llevaría escribir esta lista, que implica hacer un inventario previo de los elementos que hay que fregar.
Llegados a este tipo de situaciones, nos deberíamos preguntar si no será más productivo ponerse a fregar directamente, porque para cuando hubiera terminado el inventario, es probable que ya pudiera tener una cierta parte de los cacharros fregados.
Las listas se pueden hacer más complejas: agrupar las subtareas.
Hasta ahora, hemos visto 2 formas de abordar la lista:
Forma 01 (breve):
- Limpiar la cocina
- Limpiar el cuarto de baño
Forma 02 (detallada):
- Fregar la encimera de la cocina
- Limpiar las puertas de los armarios y los tiradores de la cocina
- Fregar el interior del horno
- Limpiar las paredes de la cocina
- Echar las toallas del cuarto de baño al cesto de ropa para lavar
- Reponer el jabón gastado
- Fregar el inodoro
- Fregar el bidé
- Fregar el lavabo
- Limpiar las puertas de los armarios y los tiradores del cuarto de baño
- Limpiar la cortina de la bañera (o la mampara)
- Fregar la bañera
- Limpiar los azulejos de las paredes del baño
- Limpiar el espejo del baño
Ahora te propongo lo siguiente:
- Limpiar la cocina:
- Fregar la encimera de la cocina
- Limpiar las puertas de los armarios y los tiradores de la cocina
- Fregar el interior del horno
- Limpiar las paredes de la cocina
- Limpiar el baño:
- Echar las toallas del cuarto de baño al cesto de ropa para lavar
- Reponer el jabón gastado
- Limpiar sanitarios:
- Fregar el inodoro
- Fregar el bidé
- Fregar el lavabo
- Fregar la bañera
- Limpiar la cortina de la bañera (o la mampara)
- Limpiar las puertas de los armarios y los tiradores del cuarto de baño
- Limpiar los azulejos de las paredes del baño
- Limpiar el espejo del baño
¿Notas la diferencia?
Seguro que sí.
Si analizas las tareas y las subtareas, y las agrupas en tareas más grandes y complejas, obtienes algo más que una simple lista.
Estás obteniendo información jerarquizada que te muestra lo que te queda pendiente de hacer.
Realmente, este esquema sigue diciendo que son 2 tareas, pero también da una idea de cuáles son las subtareas que las componen.
Coordinar listas de tareas pendientes.
Las listas de tareas son muy útiles cuando se trata de coordinar trabajos a realizar entre varias personas, porque elimina de tu vista todo aquello que no tienes que hacer tú, y te permite centrarte en aquello que sí tienes que hacer.
Es probable que, a la vista de los ejemplos que hemos descrito en este artículo, alguien haya pensado que se me ha olvidado, tanto en el caso de limpiar la cocina como en el de limpiar el cuarto de baño, una tarea correspondiente a «fregar el suelo».
No tiene por qué ser así.
La tarea de «fregar el suelo de la cocina» y la de «fregar el suelo del cuarto de baño» puede ser que pertenezcan a otra lista.
Esa otra lista puede corresponder a las tareas pendientes de otra persona (por ejemplo, a un reparto de tareas domésticas entre las personas que viven en una misma vivienda), o también puede corresponder a tareas pendientes tuyas, pero para otro momento.
Es bastante frecuente que en las listas se escriban las tareas pendientes correspondientes a un cierto intervalo de tiempo.
En nuestro ejemplo, podemos pensar que hemos apuntado «limpiar la cocina» y «limpiar el cuarto de baño» en una lista (para hoy por la mañana, por ejemplo), y tengamos otra lista en la que hayamos apuntado «limpiar los suelos de la casa» (para esta tarde, o para mañana, por ejemplo).
Las listas de tareas pendientes por sí solas pueden no ser muy útiles.
Si hablas con una cierta cantidad de personas que hayan confiado en que las listas de tareas pendientes les iban a ayudar con su productividad, es probable que un porcentaje de esas personas te diga que no les resultó de ayuda, y que lo que ha conseguido es una colección de listados escritos en papeles, pizarras u hojas de cálculo, que quedaron ahí.
Es algo similar a las personas que no usan agenda y se proponen empezar a usarla.
Es muy común que estas personas empiecen a apuntar todo en su agenda, pero curiosamente la parte más difícil es coger la costumbre de mirar la agenda.
Por esto es bastante frecuente que quienes se proponen usar una agenda para organizarse pasen por una época en la que pasan por alto tareas, reuniones, datos diversos… y resulte que lo tenían apuntado en sus agendas, pero no lo miraron.
Con las listas de tareas pendientes ocurre algo similar.
Por un lado, hay que desarrollar el hábito de escribirlas, para lo cual hay que decidir la estrategia con la que te sientas mejor en cuanto al soporte (papel, hoja de cálculo…), la profundidad de detalle, si prefieres tener las listas siempre a la vista o no, si prefieres hacer una lista para cada día o hacer una lista más grande con tareas pendientes para un intervalo de tiempo más grande…
Y por otro lado, tienes que hacer algo con las listas.
Los listados de tareas pendientes como parte de métodos de productividad.
Te sugiero que, si has leído o escuchado a algún experto en productividad (uno de los buenos) recomendarte que hagas listas, revises si se paraba ahí, o si, además, te decía qué hacer con esas listas.
Es muy probable que encuentres que hacer listas se encuadre dentro de un método de productividad.
Por ejemplo, en este mismo blog hemos hablado del método GTD (Getting Things Done).
En este método hablamos de un conjunto de «contenedores» de tareas, que son el equivalente a listas donde se apuntan cosas, tareas por hacer.
Pero no es solamente eso, sino que hay más cosas.
En el caso del método GTD, (que describió David Allen en su libro «Organízate con Eficacia«, que puedes adquirir en Amazon) las tareas se van moviendo de una lista a otra, en función de una serie de criterios a manejar.
Por tanto, en el método Getting Things Done, como en tantos otros, se requiere la elaboración de listados, pero se comprende que con eso no basta, sino que son una parte de un método para lograr un nivel de productividad mayor.
Conclusiones:
Las listas de tareas pendientes no funcionan igual para todas las personas.
Pueden enfocarse de diversas maneras, y cada una de esas maneras tiene puntos a favor y puntos en contra, como hemos explicado.
Tú has de descubrir cuáles son las características que te ayudan a ti.
Las listas, por sí solas, pueden no ser de mucha utilidad.
Por un lado, tendrás que desarrollar el hábito de hacerlas, de consultarlas, de actualizarlas…
Por otro lado, suelen tener una capacidad de ayuda mucho mayor cuando se integran dentro de un método de productividad, como el GTD u otros.
¿Cuál es tu experiencia?
Anímate a contarnos cómo te organizas tú, y qué tal te va en lo relativo a las listas de tareas pendientes.
