La analogía de cómo llenar un recipiente con piedras es una buena forma de explicar conceptos importantes en diversos campos.
Una de las mejores explicaciones la dio Stephen Covey, autor del gran libro «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva«, que te recomiendo vivamente, y que puedes encontrar entre los libros recomendados en éste mismo blog.
En ese caso, Stephen Covey hablaba de cuestiones más elevadas de lo que te cuento aquí, pero yo te lo voy a enfocar a la Productividad, para que veas cómo algo tan, en principio, genérico, puede serte tan útil y tan directo como para considerarlo incluso un tip.
Lo básico en la productividad es priorizar.
Lo repito mucho, y es por un motivo simple: es lo más importante, y debe quedarte claro.
Hay muchos métodos, y algunos te los he contado ya aquí (Time blocking, Pomodoro, GTD…).
Pero es importante que leas el artículo que dediqué a priorizar tareas (si no lo has hecho, te recomiendo que lo leas), porque es básico.
En qué consiste la analogía de llenar un recipiente con piedras.
Imagina que tienes un recipiente, como pueda ser, por ejemplo, un cubo (da igual en qué tipo de cubo pienses, el que tú quieras).
También tienes piedras, de diferentes tamaños.
Para simplificar, pensemos en 3 tamaños de piedra:
- Piedras grandes (tal vez de unos 20cm de tamaño)
- Grava (de alrededor de 1cm a 3cm, por ejemplo)
- Arena (grano más fino, piedras muy pequeñas).
El total del volumen de los 3 montones de piedras es el mismo de la capacidad del recipiente.
Esto es, que si el cubo tiene una capacidad de 10 litros, por ejemplo, tienes 3 montones de piedras que suman 10 litros, como pueda ser:
- Piedras grandes: 2 litros netos (con formas irregulares)
- Grava: 3 litros netos
- Arena: 5 litros netos
El juego que se te propone es meter todas las piedras que puedas en el cubo.
Simple, ¿no te parece?
La clave: el orden es importante.
Llenarlo de menos a más:
Una de las formas de llenar el recipiente con las piedras es el que podría pensarse como más estable (aunque no lo es en esta analogía).
Primero, echarías la arena, consiguiendo con ello un fondo uniforme y estable.
Sobre la arena, echarías la grava, que se asentaría bien, porque la arena le proporciona una base horizontal estupenda.
Pero, cuando quieres colocar las piedras grandes, no caben en el cubo, se salen por fuera, no entran.
Hay personas que, llegados a este punto, dan por hecho que no es posible meter los 3 montones de piedras en el cubo, y desisten.
Llenarlo de más a menos:
Pero otra forma de llenarlo es justamente en el orden inverso.
Primero, metes las piedras grandes, y eso provoca que no haya una base horizontal bonita, sino que quedan un montón de huecos entre las piedras.
Después, echas la grava, que va buscando su lugar entre los huecos de las piedras grandes, y no se queda encima, como ocurría antes.
No se están formando capas independientes, sino que se mezclan.
Aun así, la grava deja espacios entre sus piedras.
Cuando, por último, echas la arena, ésta va rellenando los huecos que hay entre las piedras grandes y entre las piedras de grava, y después llega hasta el borde del cubo.
Y ya está, el cubo está lleno con los 3 montones de piedras.
Han cabido todas.
La analogía: el tamaño de las piedras y la importancia de la tarea.
Cuando lo cuenta Stephen Covey, las piedras de mayor tamaño simbolizan las cosas importantes de la vida.
En nuestro caso, podemos hacer la analogía de decir que, ya que hablamos de productividad, las piedras grandes simbolizan las tareas más importantes.
De este modo, la grava serían las tareas de siguiente nivel de importancia (menor que las piedras grandes), y la arena serían las tareas menos importantes.
El cubo, el recipiente, sería tu tiempo disponible.
Sentido de la analogía de llenar un recipiente con piedras.
El mensaje de este juego es claro y directo: si llenas el recipiente primero con la arena y la grava, no queda espacio para las piedras grandes.
Si piensas en tu horario laboral (que sería el cubo), y en tus tareas a realizar (las piedras de diferentes tamaños (importancias)), llegamos a comprender la base de la gestión del tiempo: prioriza tus tareas.
Si llenas tu horario, tu tiempo laboral disponible, tu cubo, de tareas poco importantes (arena y grava en la analogía), no queda espacio para las tareas importantes (piedras grandes en la analogía).
Sin embargo, si lo haces al revés, te aseguras de que las tareas importantes siempre tengan cabida.
Es habitual que tu arena, sola, exceda la capacidad del recipiente.
Esta analogía cobra una especial importancia si, además, eres de esas personas que tienen muchas, muchas, muchas tareas por hacer.
Llega un punto en que las tareas menos importantes (la grava y la arena) llenarían tu horario por completo (el cubo) e incluso lo sobrepasarían.
Si dejas que esto ocurra, nunca quedará espacio en tu horario para las tareas importantes, y eso es lo contrario a la productividad.
Es decir: hacer muchas tareas poco importantes y por ello dejar de hacer tareas importantes no es productividad.
Importante: no confundas el tamaño de la tarea con su importancia.
En la analogía de rellenar un recipiente con piedras, el tamaño de las piedras simboliza la importancia de la tarea, no el tamaño de la tarea, ni su duración, ni los recursos necesarios.
Puede ser que una tarea importante sea breve.
Imagina que hay una persona nueva, recién contratada, en tu oficina, y que empieza a trabajar mañana o en un día próximo.
Es posible que vaya a utilizar un ordenador de los que haya en la oficina, y que los ordenadores estén organizados por un sistema de usuarios para el acceso, de tal forma que cada usuario tenga un nombre lógico y una clave para poder trabajar con el ordenador.
Bueno, pues esto puede significar que tengas una tarea que hacer: enviar al departamento correspondiente (IT, RRHH…) un email para que le asignen a esta persona un nombre lógico y una clave para poder acceder a su ordenador, y poder trabajar mañana o el día que empiece.
Estamos hablando de una tarea breve, que puede resultar en un email de una o dos frases: «por favor, asignad un nombre lógico y una clave a (la persona recién contratada)».
Otra tarea, más larga… pero menos importante.
Resulta que en tu lista de tareas está también la de llevar tu coche a un establecimiento de limpieza, para que lo dejen reluciente por dentro y por fuera.
Entre ir, dejar el coche, volver a la oficina, y luego ir a recogerlo (una vez limpio), tal vez necesites dedicar a esta tarea varias horas, aunque no sean seguidas.
¿Cuál es la importancia de cada tarea?
Ahora, ya sabemos que tienes 2 tareas en tu horario para mañana:
- Escribir un email de 2 frases
- Llevar el coche a limpiar
La primera tarea, escribir un email de 2 frases, es muy corta, te llevará unos pocos minutos, tal vez sea incluso cuestión de segundos.
La segunda tarea, llevar el coche a limpiar, es más larga, puede que te lleve horas.
Sin embargo, si no realizas la tarea de enviar el email, la persona recién contratada no podrá trabajar con el ordenador, no podrá producir nada, y eso tendrá un impacto negativo sobre la producción de la empresa.
Es decir, se trata de una tarea breve, pero importante: has de asegurarte de que vas a realizarla, de que tiene prioridad en tu horario.
Si no llevas el coche a limpiar, el impacto sobre la producción de tu empresa puede que no sea tan grande, por lo que no se trata de una tarea importante, en este ejemplo (puede que en otro caso, sí lo sea).
Conclusión: lo importante tiene prioridad.
Es factible que, tras haber colocado las tareas importantes en tu horario, no te quede tiempo para realizar tareas secundarias.
Pero no debe ocurrir nunca lo contrario.
En el ejemplo anterior, sería factible que, a causa del tiempo necesario para redactar el importante email del que hablábamos, no te quede tiempo para llevar el coche a limpiar.
Pero no debe ocurrir que, a causa de que llenes tu tiempo disponible con la tarea de llevar tu coche a limpiar, no te quede tiempo para escribir ese importante email.
El ejemplo es relativo: cada caso es único.
Me parece importante hacer el comentario de que no interpretes que estoy diciendo qué tareas son importantes y cuáles no, específicamente.
Se trata de un ejemplo inventado, con un contexto inventado para ello.
Pero puede ser que, en otro contexto, las tareas tengan distinta importancia.
Por ejemplo, la tarea que hemos etiquetado como «poco importante» en nuestro ejemplo es la de llevar a limpiar el coche.
Pero si imaginamos otro contexto, puede cambiar su importancia.
Imagina que tienes que ir al aeropuerto a recoger a un cliente importante, para ir juntos a una reunión en tu ciudad, y resulta que tienes el coche muy sucio, lleno de barro por ejemplo.
Si quieres que la imagen que ese cliente importante se lleve de tu empresa no sea negativa a primera vista, puede que sea importante no llevarle en un coche lleno de suciedad a la reunión.
Si el cliente se sube al coche, ve que está muy sucio, se enfada por interpretar eh hecho como una desconsideración hacia su persona, incluso decide irse en un taxi… puede tener un impacto negativo sobre la producción de tu empresa.
Por tanto, si pensamos en este contexto, diferente al del ejemplo anterior, la importancia de una misma acción, que entonces no era importante, ahora sí lo es, y debe ser tratada como tal.
Es decir, no quiero que interpretes que escribir emails es muy importante y limpiar el coche es secundario: depende de cada contexto y cada situación.
Tu caso.
Siempre te lo digo, si quieres que tratemos tu caso, solo has de decirlo.
Quiero contactar con Eduardo para hablar de mi productividad
