Cómo organizar tu tiempo: prioriza tus tareas

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Prioriza tus tareas antes de pensar en ir rasgando segundos a lo largo de todo lo que haces en tu día a día.

 

Acumular segundos no es interesante sin priorizar.

Todos hemos oído el razonamiento de que el tiempo ahorrado se acumula, y se trata de manera análoga a como se razona con el ahorro.

El tiempo y el dinero no funcionan igual en todo, pero sí que nos va a servir esa analogía para profundizar en el razonamiento.

Te dicen lo siguiente: si cada día consigues ahorrar una moneda, al cabo de una semana habrás ahorrado 7 monedas, en un mes habrás ahorrado 30 monedas, en un año serán 365… y al cabo de un cierto tiempo, la cantidad puede ser grande.

El tiempo, sin embargo, no se puede guardar para usarlo más tarde, por lo que ir arañando segundos a tus tareas solo tiene sentido si tienes un fin concreto, como veremos ahora.

 

Analogía con el gasto monetario.

¿Hasta dónde te alcanza el dinero?

Depende de tus prioridades.

Seguramente, tendrás algún vecino o algún conocido que se monta unos viajes estupendos por vacaciones, que tú no puedes permitirte, o que conduce un coche que tú no puedes permitirte, o que viste ropa que tú no puedes permitirte… y que resulta que no gana más dinero que tú, puede que incluso menos.

¿Dónde está el truco?

No es cuestión de trucos, sino de prioridades, que no coinciden con las tuyas.

Lo que no ocurrirá es que, si esa persona gana el mismo dinero que tú, tenga todo lo enunciado a la vez ¿no es cierto?

Tiene algo de eso: o bien los viajes, o bien el coche, o bien la ropa… pero no el viaje, y el coche, y la ropa, todo a la vez.

Tal vez esa persona se pase todo el año ahorrando para irse de viaje en verano, y a partir de ahí, el resto de cosas.

Sin embargo, es posible que tú no empieces por ahí, sino que vayas todo el año considerando el gasto del inicio del curso escolar, o que tú mism@ estés estudiando un máster, que te produce un gasto significativo, y no te queda dinero para un gran viaje en vacaciones.

Vemos cómo, suponiendo que esa persona y tú tenéis los mismos ingresos, a ti no te alcanza para el viaje, y a esa persona no le alcanza para pagarse un máster.

 

Con el tiempo, priorizar las tareas es el paso fundamental.

¿Tienes tiempo para hacer ejercicio?

¿Tienes tiempo para dormir?

¿Tienes tiempo para estudiar?

Seguramente, te has preguntado estas cosas muchas veces, y la respuesta, en general, será que “no”, al menos a alguna de ellas.

Si no tienes tiempo para hacer ejercicio, es porque no está en un lugar preferente en tus prioridades respecto a otras cosas.

Por ejemplo, puedes decir que no tienes tiempo para hacer ejercicio, porque tienes que trabajar.

Bueno, pues ahí tienes una escala de tus prioridades: primero el trabajo, después el ejercicio.

Pero imagina que llega un punto en que la falta de forma física suponga un problema para ti, por el motivo que sea.

Llegados a ese punto, seguramente encontrarás la forma de hacer algo de ejercicio a la semana, diariamente, o como sea.

¿Por qué?

Porque en esa situación, el ejercicio físico habrá subido en tu escala de prioridades, y sacrificarás tiempo de otras actividades para favorecer ésta.

 

Prioriza para tener tiempo para lo más importante.

Prioriza tus tareas primero, y araña segundos al reloj después, porque así lo haces para algo.

Ya sabemos que nadie tiene tiempo “para todo”, ya que no hay más tiempo del que hay, y para todo el mundo el día tiene 24 horas, nadie tiene días de 25 horas, ni de 28 horas.

Si te sitúas ante una agenda vacía, o un calendario virtual vacío, y empiezas a asignar bloques de tiempo a tareas que has de realizar (ver artículo acerca del “Time Blocking”), tu productividad general será mayor si empiezas por las tareas importantes.

Empieza a rellenar tu horario con las tareas que tienen relevancia para ti, y los huecos que vayan dejando estas tareas importantes los irás rellenando con el resto, según su escala de importancia también.

Lo que incluyas primero en tu calendario o tu horario es lo que a ti más te preocupa, a lo que das más importancia.

La selección que hagas, lo que marques como prioritario, será la clave de todo para tu éxito, y para tu gestión del tiempo.

 

No tiene que ver con la cantidad de tiempo de la tarea.

Cuando te digo que priorices tus tareas no quiero decir, necesariamente, que las tareas principales sean más largas que las otras.

Simplemente digo que tienen que tener su espacio asegurado en tu horario o calendario.

 

Pero sí tiene que ver con la cantidad de tiempo general.

Sin embargo, sí que es muy relevante analizar si la mayor parte de tu tiempo lo pasas realizando tareas principales o secundarias para ti.

Generalmente, cuando se tiene sensación de falta de tiempo para tareas importantes es porque se ha estado empleando en otras tareas menos importantes, porque si no llegas a unas tareas por haber estado ocupado con otras más importantes, la sensación es diferente.

 

El sentido de arañar segundos.

Visto todo esto, ahora sí que podemos encontrar sentido a arañar segundos a las tareas secundarias, y es lograr tener tiempo para realizarlas, una vez fijadas las principales.

De hecho, más que “arañar segundos”, lo que haces es que esas tareas se conformen con el tiempo que les queda asignado, después de organizar el tiempo para lo primordial.

Si tenías previsto realizar 5 tareas secundarias durante 5 horas, tal vez tuvieras asignada 1 hora a cada tarea.

Sin embargo, priorizas tus tareas y decides que lo fundamental para ti es hacer una determinada actividad durante media hora, tal vez la primera media hora de tu jornada.

Bueno, pues eso implica que al resto de tareas no les corresponde 1 hora, sino que tendrán que conformarse, por ejemplo, con 54 minutos.

 

Prioriza tus tareas, entiéndelo en el orden correcto.

El razonamiento mal entendido dice que esos 6 minutos arañados a cada tarea te permitirán obtener los 30 minutos necesarios para la prioritaria.

NO lo entiendas así.

Es AL REVÉS.

Esos 30 minutos para tu tarea prioritaria están, sí o sí, en el horario, y no depende de que seas capaz de arañar 6 minutos a 5 tareas secundarias.

Son las tareas secundarias las que se adaptan a las prioritarias, y no al revés.

Es decir, si no tienes tiempo para las 6 tareas, se tiene que ver perjudicada alguna de las secundarias, y no la prioritaria.

Por tanto, el razonamiento es que, si eres capaz de hacer las 5 tareas en 54 minutos cada una, tendrás tiempo de realizar las 5; y si no, alguna de estas 5 se quedará sin terminar.

 

Las tareas no son tan exactas.

Sé perfectamente que la planificación de tareas no es tan exacta, que no siempre se tarda lo mismo en hacer las cosas, que las tareas más creativas son de duración más variable que las más mecánicas…

Cada caso es un mundo.

Pero has de seguir un razonamiento para actuar, y el de priorizar es el más efectivo.

Si te pregunto cuánto se tarda en cocinar, me dirás que eso depende de qué cocines y cómo lo cocines.

De acuerdo.

Sin embargo, piensa que tienes 1 hora desde que sales del trabajo por la mañana y vuelves por la tarde, dejando desplazamientos aparte, para no complicar más el ejemplo.

Durante esa hora, tienes que cocinar y comer.

Por tanto, tienes 2 preguntas generales:

  • ¿Cuánto tardas en cocinar?
  • ¿Cuánto tardas en comer?

Si tardas 20 minutos en comer, dispones de 40 minutos para cocinar; si tardas 40 minutos en comer, dispones de 20 minutos para cocinar… y asi, puedes hacer muchas combinaciones, pero todas deben sumar un máximo de 60 minutos.

¿Te suena la situación, por el trabajo, por el colegio…?

Ya te encargas tú de seleccionar recetas que sean ejecutables en el bloque de tiempo asignado ¿cierto?

Pues en el trabajo, no es tan diferente.

Sé que es difícil, pero prioriza tus tareas, y tendrás la base más sólida posible.

 

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