Usar un calendario electrónico es útil para tu Productividad, especialmente si trabajas en equipo
¿Eres de los que prefieren la agenda en papel? ¿Tal vez prefieres la aplicación de notas de tu teléfono?
Cada cual elige, pero déjame que te explique por qué creo que te puede ayudar usar calendarios electrónicos virtuales, especialmente si trabajas en equipo (aunque no creas que trabajas en equipo).
¿Cómo no vas a saber que trabajas en equipo?
Antes que nada, déjame que te aclare lo que quiero decir con esta expresión.
Es muy sencillo: realmente es muy raro que puedas pensar que tu calendario te pertenece solamente a ti, y que no tiene influencia de otros calendarios.
Por ejemplo, si tienes que recoger a tus hijos de su clase de ballet o de kárate (por decir algo), lo apuntas en tu agenda, pero realmente estás trabajando en equipo.
Estás trabajando en equipo porque si ya vas tú a recogerlos, liberas ese tiempo en el calendario de otra persona que ya sabe que no tiene que reservarse ese tiempo para realizar esa tarea, que ya realizas tú.
El papel solo lo ves tú.
Si eres de los que prefiere usar la agenda de papel, adelante, no voy a criticarte por ello.
Pero déjame que te exponga por qué creo que te puede venir bien probar a usar un calendario electrónico virtual.
Principalmente, porque lo que apuntas en el papel queda en el papel, y solo es accesible cuando tienes el papel.
A ti te puede valer, pero no llega a ser tan útil para la coordinación de trabajos.
Por otro lado, tiene la característica de que es algo menos flexible que una app o que un calendario electrónico, pero también cabe decir que eso no tiene por qué ser necesariamente algo negativo, tal como defienden algunos expertos en Productividad, y de lo que hablaremos en el futuro.
Es cierto que suele ser bastante más inmediato el escribir en un papel que tener que abrir una app, y además de escribir puedes dibujar esquemas o lo que necesites, lo cual es muy interesante.
Sin embargo, si te surgen imprevistos y tienes que modificar tu agenda, las afecciones en las agendas de otras personas no se reflejan en ningún lado.
En mi caso, además, hay algo que me resulta muy útil, y que el papel no hace: avisarte cuando te haga falta.
Si tienes una reunión a las 17h, la agenda de papel no te lanza un aviso a las 16h (por ejemplo) para que vayas marchándote o vayas terminando lo que estés haciendo.
La app de notas de tu smartphone es muy similar a una agenda de papel.
Realmente este tipo de aplicaciones están pensadas para imitar lo más fidedignamente posible el uso de una agenda de papel.
Solamente tiene la ventaja de que nunca que acaba el papel, siempre tienes más espacio para apuntar más cosas, aunque sea abriendo algún menú adicional, y generalmente tu teléfono lo llevas contigo siempre, mientras que la agenda dependerá de la costumbre de cada persona.
Sin embargo, este tipo de apps no da el salto cualitativo del que te hablo, especialmente para el trabajo en equipo.
El calendario electrónico te permite adaptarte y coordinarte.
Cuando hablo de un calendario electrónico virtual me refiero a Google Calendar y aplicaciones similares, que te permiten organizarte, creo yo, de una manera más efectiva.
Compartir calendarios.
Este tipo de calendarios te permite compartirlo, todo o en parte, con quien quieras.
Esto significa que si sois un equipo de 5 personas, y compartís los calendarios, de un vistazo todos podéis ver el cuadrante de todos.
Si, por ejemplo, un cliente te propone una reunión el jueves a las 11h, y a esa reunión debe acudir contigo otro miembro del equipo, solo tienes que abrir la app del calendario para ver si tiene disponibilidad o no.
Si resulta que tu compañero tiene una tarea prevista para el jueves a las 11h, directamente le propones a tu cliente que la reunión sea en algún momento en que podáis acudir todos.
Lo estás viendo en pantalla, en tiempo real, y lo dejas resuelto en el momento.
Hablaremos de cómo se combinan estos calendarios con aplicaciones de gestión de proyectos, y de equipos, ya que (es ir un paso más adelantado) podrías directamente asignar esa reunión en el calendario de tu compañero, de tal manera que si alguien le propone una tarea a esa hora, simplemente con mirar la pantalla sepa que la tiene ocupada.
En el ámbito doméstico también es útil compartir calendario.
Antes te puse un ejemplo de coordinación con otras personas que era doméstico, algo tan habitual como quién se encarga de llevar a alguien o de recogerlo, quién va a ir a hacer algún trámite, quién va a hacer la compra, o si alguno de los miembros de la familia tiene algún evento, los demás pueden tenerlo apuntado para tenerlo en cuenta.
Si vives con alguien, suele ayudar mucho saber cuándo vais a estar de viaje cada uno, o cuándo tiene cada uno sus compromisos, sus cenas, sus eventos… para que sea más fácil organizarse entre todos.
Es accesible desde cualquier dispositivo.
La información que apuntas en tu agenda de papel es accesible solamente desde tu agenda de papel.
La información que apuntas en tu app de notas de tu móvil, en general es accesible solamente desde tu móvil.
Las aplicaciones como Google Calendar no están realmente almacenando la información en el dispositivo con el que estás apuntando, sino que está en una cuenta virtual, de tal manera que tú puedes apuntar una reunión desde tu ordenador, y después modificarla o consultarla desde tu teléfono móvil, desde otro ordenador, desde una tablet…
En mi caso, por ejemplo, esta funcionalidad es muy útil.
Planificación:
Muchas veces nos da la sensación, por cómo nos lo explican, de que la planificación se hace de una sentada, te pones un rato, planificas todo, y queda planificado.
Pero la realidad no es así, sino que la planificación es mucho más progresiva, y desde luego, ha de tener la capacidad de adaptarse con el tiempo a lo que vaya sucediendo.
Si usas una técnica, por ejemplo, de Time Blocking, vas «rellenando» bloques de tiempo con tareas, y puede ocurrirte perfectamente que hayas rellenado todo y veas que, por ejemplo, no te cabe ya alguna tarea que tienes que hacer.
Es el momento de priorizar, y ver entonces si esa tarea es no es importante (puede quedarse sin hacer, al menos por ahora), si es importante que se haga pero no es importante que la hagas tú (puedes delegar en otra persona), o si es importante que la hagas tú.
En función del resultado de esta reflexión, puede ser que tengas que rediseñar tu tablero, incluso completamente, y hacer esto es mucho más limpio en un calendario electrónico que en papel.
Y ya si la planificación tiene interdependencia con la planificación de otras personas, las ventajas de la aplicación frente a otras opciones se hace muy relevante.
Conclusiones:
Mientras a ti te sirva, organízate como quieras.
Especialmente si trabajas en equipo (aunque no sea un equipo del ámbito laboral, como hemos visto), usar Google Calendar o alguna aplicación similar puede serte muy útil: se puede compartir, te avisa a la hora que le digas, se puede adaptar fácilmente.
¿Cómo lo haces tú, cuál es tu opción preferida?
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