Ahorrar segundos no significa necesariamente que acumules horas.
Es bastante común interpretar la productividad como algo matemático, a pesar de que no hablemos de máquinas, sino de personas.
Por esto, habrás visto, probablemente, muchos artículos, cursos, charlas, etc., donde se dice que ahorrar segundos al realizar tareas es importante, porque la suma de muchos segundos resultan ser horas, días, semanas…
El razonamiento tiene validez en algunas circunstancias, pero no es la base de tu productividad.
Las personas no se reinician instantáneamente.
¿No te ha pasado nunca que estás en estado de concentración, realizando una tarea, y alguien te interrumpe con alguna pregunta de otra cosa?
¿Qué ocurre después?
Lo que ocurre es que, al retomar lo que estabas haciendo, te cuesta volver al estado en que te encontrabas.
Como se suele decir, «has perdido el hilo», y recuperarlo no es automático para ti.
El trabajo automático.
Si pensamos en la productividad en términos fabriles, es cierto que el ahorro de segundos puede significar horas, días, semanas… incluso dinero.
Por ejemplo, piensa en una máquina que está cortando tableros de madera en una fábrica de carpintería.
Si en lugar de tardar 5 minutos en cortar un tablero, tarda 10 segundos menos, estás pasando de 300 segundos a 290 segundos.
Al cabo de 8 horas (28.800 segundos), la máquina ha pasado de cortar 96 tableros a cortar 99 tableros (3 tableros más).
Si consideramos que la máquina trabaja 8 horas al día, 5 días a la semana, al cabo de una semana habrá cortado 15 tableros más, lo cual viene a significar que en un mes habrá cortado, de media, unos 65 ó 67 tableros más, y al cabo del año, si consideramos 11 meses, serán unos 720 ó 730 tableros más que el año anterior.
Esos 10 segundos de nada, acumulados, han llegado a convertirse en algo grande.
Si tu trabajo es automático, ahorrar segundos tiene sentido, al igual que lo tiene para la máquina de cortar tableros de nuestro ejemplo.
Pero las personas no son máquinas.
Incluso si tu trabajo es una tarea automática y repetitiva, habrás notado que no todos los días vas exactamente igual de rápido, incluso tienes variaciones de velocidad a lo largo de un día.
Si tu ritmo está marcado por un agente externo, como pueda ser una cadena de montaje en la que es el robot el que te va poniendo delante el componente que has de trabajar, y luego el siguiente, y el siguiente… no eres tú quien apura la velocidad, sino que te es impuesta por alguien que no eres tú.
Es probable que tú pudieras ir unos segundos más rápido (o no, es un ejemplo), pero el robot va a su ritmo, tú no optimizas.
La parte creativa de tu trabajo.
Vale, ha sido leer eso de «creativa» y te ha venido a la mente una persona haciendo una danza extraña en una sala decorada de manera particular, para estimular su genio creativo.
No es eso.
Me refiero a la parte de tu trabajo que no es automática ni repetitiva, simplemente.
Piensa en alguien que está en un servicio de Atención al Cliente, resolviendo dudas, y dime si no hay un componente creativo en ese trabajo; o en alguien preparando una presentación de Powerpoint, o calculando el calibre de una tubería…
Aquí, eso de «ahorrar segundos» no está tan claro, porque, entre otras cosas, no está tan claro cuántos segundos tardas en hacer las tareas, en cada caso (que no ha de ser el mismo siempre).
Ejemplo humano.
La teoría:
Imagina que tienes una jornada laboral de 8 horas diarias, y que has de realizar 4 tareas que te llevan 2 horas cada una.
De esta forma, las cuentas son fáciles (para eso es un ejemplo inventado): realizas 4 tareas al día, 20 tareas semanales (de lunes a viernes), y así sucesivamente.
Ahora, imagina que no tardas las 2 horas en cada tarea, sino que tardas 5 minutos menos en cada una.
Si aplicáramos la lógica de ahorrar segundos, resultaría que en lugar de tardar 8 horas al día en hacer tus tareas (28.800 segundos) tardarías 27.600 segundos, es decir, 1.200 segundos menos al día.
Al cabo de una semana, esos 1.200 segundos se habrían convertido en (de lunes a viernes) 6.000 segundos, en un mes serían ya unos 27.000 segundos, y en un año (si pensamos en 11 meses) serían 297.000 segundos, lo que equivale a 4.050 minutos, u 82 horas, o más de 3 días de 24 horas, o más de 10 días laborables de 8 horas al día.
A ti te lo cuentan así, y piensas que es si eres capaz de terminar esa presentación de Powerpoint en 5 minutos menos, vas a tener un nivel de productividad en tu trabajo mucho más alto (10 días al año, nada menos).
La realidad:
Tienes una jornada laboral que comienza a las 8:00h, se interrumpe a las 14:00h para comer, y luego se retoma a las 15:00h hasta las 17:00h (cifras fáciles de un ejemplo inventado).
Como tardas 2 horas por cada tarea, significa que te da tiempo a hacer 3 tareas por la mañana, y 1 tarea por la tarde:
- Tarea 01: desde las 8:00h hasta las 10:00h
- Tarea 02: desde las 10:00h hasta las 12:00h
- Tarea 03: desde las 12:00h hasta las 14:00h
- Tarea 04: desde las 15:00h hasta las 17:00h
Ni siquiera vamos a complicar el ejemplo con descansos ni nada de eso, porque el ejemplo es claro incluso sin esas consideraciones que, por otro lado, son tan reales.
Si aplicamos la teórica mejora de productividad a base de ahorrar segundos, la tabla anterior se modifica, y vamos a verla poco a poco:
En lugar de terminar la Tarea 01 a las 10:00h, la terminas a las 9:50h y empiezas inmediatamente con la Tarea 02, que en lugar de terminar a las 12:00h termina a las 11:50h.
A las 11:50h comienzas con la Tarea 03, y la acabas, en lugar de a las 14:00h (cuando no tenías tanta productividad), a las 13:45h.
¡Enhorabuena, has aumentado tu productividad!… ¿O no tanto?
¿Qué ocurre a las 13:45h, sabiendo que paras a las 14:00h para comer?
Si fueras una máquina (y la máquina parase para comer), no habría ninguna duda: la máquina realizaría 15 minutos de la Tarea 04, y a las 15:00h (a la vuelta de comer) retomaría el punto donde la dejó, sin ningún problema.
Al hacer esto, la Tarea 04 acabaría, en lugar de al final de la jornada (a las 17:00h), a las 16:40h.
La máquina, siguiendo el mismo razonamiento, avanzaría entonces 20 minutos de la primera tarea del día siguiente (llámala Tarea 05, si quieres), y seguiría el ahorro de segundos.
¿No notas algo que no te cuadra en todo esto?
Retomar una tarea no es automático.
Efectivamente, te estás preguntando si realmente empezarías a las 13:45h una tarea nueva de 2 horas (o de 1 hora y 55 minutos), sabiendo que vas a parar a las 14:00h, solo 15 minutos después de haberla empezado.
¿Por qué te lo planteas?
Porque sabes que, cuando vuelvas de comer, a las 15:00h, retomar el hilo de la tarea a la que dedicaste 15 minutos antes de parar para el almuerzo te va a suponer un sobreesfuerzo y te va a llevar un tiempo extra, que hace que esos 15 minutos que creías haber avanzado, se pierdan, o incluso resulten deficitarios.
A fin de cuentas, resulta que tienes que empezar de nuevo, y esos 15 minutos se han perdido.
Si el parón de 1 hora para comer te resulta un sobreesfuerzo de concentración para retomar una tarea, mayor será si pensamos en empezar una tarea al final de la jornada, solo 15 o 20 minutos, para retomarla al día siguiente por la mañana.
Es lo mismo, incluso más agudizado.
¿Entonces, ahorrar segundos no sirve de nada?
A veces sirve de algo, otras veces no sirve de nada.
Cada caso es diferente.
Pero, como ves, basar tu productividad en ahorrar segundos, pensando en que, segundo a segundo, vas a acumular minutos, horas, días y semanas, no es válido, porque sería mantenerse en un mundo meramente matemático, alejado de la realidad, como te he mostrado en los ejemplos de este artículo.
Existen métodos de búsqueda de productividad, y algunos los hemos tratado ya aquí, puedes ver los artículos dedicados al Método Pomodoro, o al Método Get Things Done (GTD).
La base de tu productividad: priorizar.
Pero la base de tu productividad es priorizar.
No voy a extenderme mucho en esto aquí, porque ya tienes un artículo en esta misma web que puedes visitar (ver artículo acerca de Priorizar Tareas).
Si bien has visto cómo ahorrar segundos no significa que tu productividad aumente tanto como dicen, entender que priorizar tareas es básico te llevará a subir escalones productivos, sin duda alguna.
Analiza tu caso:
Ahora que has leído todo esto, piensa en tu caso propio.
¿Cuánto tardas en hacer tus tareas?
¿Cuánto tardarías si optimizas el tiempo un poco más?
Y cuando pongas todo en conjunto ¿qué supone realmente de beneficio para ti?
Si quieres que hablemos de tu caso concreto, lo tienes fácil, solo has de decírmelo.
