Tip de Productividad: no gestionar las cosas 2 veces

No gestionar las cosas 2 veces puede incrementar tu nivel de Productividad

No gestionar las cosas 2 veces puede incrementar tu nivel de Productividad

Si te ocurre a menudo que tienes que volver una y otra vez sobre la misma tarea, este tip puede serte muy útil.

Sin embargo, creo que no debes tomarlo al pie de la letra.

Vamos a ver por qué.

Procrastinar una subtarea hace que una tarea no se complete.

La base de este método es que hay veces que pospones la realización de una acción, la dejas para después.

Esa sub-tarea forma parte de un conjunto más grande, que en algún momento dependerá de ella, y por tanto, puedes encontrarte con llegar a un punto donde ya no puedas seguir hasta que la completes (puedes echar un ojo al artículo acerca de planificar el trabajo completo antes de empezar).

 

No dejar la tarea hasta que se complete para no volver sobre lo mismo.

Verás a menudo que te dicen que una de las características de la “gente exitosa” es que no tocan las cosas 2 veces.

Esto quiere decir que, una vez abordan una tarea, no la dejan hasta que está terminada.

Como siempre, este tipo de afirmaciones hay que ponerlas bajo el microscopio, porque se dicen de una manera tan tajante que parecen verdades universales, y tal vez no lo sean tanto.

De lo que se trata es de ir pudiendo tachar cosas de tu lista de tareas.

Habrás visto, o habrás tenido ocasión de comprobar en primera persona, que hay veces que acaba el día y realmente no has podido tachar prácticamente nada de tu lista (o nada en absoluto), porque a todo lo que has acometido le falta algún detalle por terminar.

Has trabajado mucho, has gastado mucha energía, y te da la sensación de que la parte crucial del trabajo está hecha, solo faltan detalles.

Sin embargo, al día siguiente te pones a completar los detalles, y resulta que te lleva el día entero (o mucho más, tal vez), cuando en tu mente solo se trataba de “4 flecos de nada”.

Esto te produce un descuadre en tu horario y en tu calendario que puede afectar, y mucho, no solo a tu Productividad, sino también a tu capacidad de cumplimiento con fechas de entrega, pues pensabas que lo tenías todo bajo control, y resulta que no.

 

Terminar las tareas de forma definitiva o provisional.

En general, podríamos decir que las tareas que están terminadas de manera provisional no están terminadas.

Es la otra parte el razonamiento de este tip: si dejas las tareas terminadas de manera provisional, tendrás que volver otra vez sobre las mismas para completarlas realmente.

Cuántas veces no has dejado una tarea casi terminada “a falta de un dato”.

A veces, incluso, como sin ese dato no puedes seguir con otras tareas, lo has estimado, y has seguido trabajando.

Cuando, al cabo del tiempo que sea, obtienes el dato real, resulta que todo lo que has hecho basado en ese dato no vale, y tienes que rehacerlo, pero ya correctamente.

Este “ir y volver”, tener que repetir las cosas, es lo que trata de evitar el tip de Productividad del que hablamos hoy.

Ejemplo:

Imagina un solador que te va a poner las baldosas del salón de tu casa, que tiene 25m2 (por inventar algo).

El profesional estima que el trabajo le va a llevar un día entero, y así se planifica.

Se levanta temprano, va al almacén a cargar las baldosas en su furgoneta, después va a tu casa y procede con el trabajo.

Pero se olvida de la herramienta para cortar baldosas, de modo que solo puede colocarte aquellas que se puedan poner enteras, y tiene que dejar sin instalar todas las que haya que recortar, los “remates”.

Tal vez en lugar de tardar, por ejemplo, las 8 horas que tenía en previsión, ha tardado 6 horas, pero como su taller (donde se ha dejado la herramienta en cuestión) está algo lejos de tu casa, no le da tiempo a ir, volver, y terminar el trabajo.

Por tanto, tiene que volver al día siguiente, y completar la tarea.

Para el solador, es un inconveniente porque tal vez al día siguiente ya se había comprometido con otro cliente, y tiene que elegir entre descuadrar completamente su horario para toda la semana (porque si aplaza a su cliente del día siguiente, tal vez tenga que cambiar sus citas para los días de después, y así sucesivamente…), o bien te dirá que al día siguiente no puede venir, y que vendrá a completar el trabajo dentro de, tal vez, una semana.

También es, como ves, un inconveniente para el cliente, porque ahora resulta que tienes que quedarte una semana con el salón a medio solar, sin poder colocar los muebles… o bien tendrás que volver mañana también, y tal vez tú también tenías planes para entonces que tendrías que mover… etc., etc., etc.,

Lo que dice este tip es que a la gente que “tiene éxito” no le pasa esto, sino que el solador “exitoso” habría llegado por la mañana con todo preparado, y no se habría marchado de tu casa hasta que no hubiera terminado el trabajo.

Esto podría suponer que, en lugar de estar 8 horas, tal vez estaría 9, pero esa hora de más le evitaría tener que volver al día siguiente, con todo lo que hemos visto que puede conllevar.

 

¿Realmente era una tarea tan corta?

Hay tareas que, formalmente, parecen pequeñas, pero no lo son.

En ocasiones, a la vista del resultado, del entregable, parece poca cosa, pero tal vez requiera de mucho tiempo llegar a ese resultado.

Tal vez entregues incluso solo un dato en una simple hoja de papel, pero para llegar a escribir ese dato correctamente puede ser necesario hacer muchas tareas intermedias, que no se ven, pero que tienes que contemplar.

 

¿Qué pasa con las tareas interdependientes?

Cuando te digo que las cosas hay que analizarlas, me refiero a que, tal vez conceptualmente estés de acuerdo con un tip o un consejo, pero debes analizar si en cada caso es aplicable o no.

Todo esto que hemos hablado hasta ahora puede haberte parecido estupendo, pero puede haber situaciones en las que no sea lo más productivo.

Hay trabajos que se componen de tareas que, no solo son complejas, sino que sus subtareas son dependientes entre sí.

No siempre es factible empezar y terminar una parte antes de seguir con otra.

 

Agrupar tareas también puede ser productivo.

Imagina que te trabajas en una agencia inmobiliaria, y tienes que preparar una serie de fichas para enviar a un cliente que quiere elegir entre varios inmuebles de tu cartera de gestión, pero que son nuevos para ti.

Es decir, tienes que elaborar las fichas, pensemos que son 7 inmuebles.

Quedas con tu cliente en que le vas a enviar las 7 fichas dentro de 3 días.

Dispones de los datos de cada inmueble, por lo que puedes redactar y escribir todo lo necesario…

…pero no tienes fotos actuales de ninguno.

Evidentemente, tu cliente querrá ver cómo está cada inmueble antes incluso de desplazarse a verlos, pues filtrará y descartará algunos (o todos) desde su oficina, basándose en las fichas que le envías.

Además de esto, otro cliente te pide que le mandes 2 fichas de 2 inmuebles que tienes en cartera desde hace algo más de tiempo.

Las necesita mañana, sí o sí, u si no, olvídate de la venta…

¿Cómo organizas tu trabajo de manera óptima?

A la vista del tip que estamos tratando, sería difícil pensar que haya una tarea intercalada entre otras, de modo que sería algo así:

  • Hacer las fichas del cliente que te pide información de inmuebles de los que tienes todo el material necesario.
  • Enviarle las fichas al cliente de mañana
    • Has completado una tarea que no vas a tener que volver a gestionar: ya está hecha.
  • Empiezas con la elaboración de las fichas de los inmuebles nuevos, para dentro de 3 días.

Aquí es donde quiero exponerte que el modo de ver las cosas es muy importante para interpretar este tipo de métodos de Productividad.

Podrías pensar que la manera correcta de proceder para elaborar las 7 fichas de los inmuebles nuevos sería: empezar con la primera ficha, no dejarla hasta haberla terminado… empezar con la segunda ficha, no dejarla hasta haberla terminado… y así sucesivamente.

Claro, esto implicaría que cuando empiezas con la ficha nº2, ya te puedes olvidar de la ficha nº1, que está completa.

Pero ¿sería esta organización productiva?

Creo que ya ves que no.

Pregúntate cuánto se tarda en hacer una ficha: ¿media hora, tal vez una hora?

¿Seguro?

¿Has contemplado el tiempo de ir al inmueble ha hacer la necesaria fotografía de estado actual, que has de incluir en la ficha?

Pensemos que los inmuebles están en una población que se encuentra a hora y media de tu oficina.

Podemos estimar que entre ir, hacer la fotografía y volver a tu oficina, tardarías unas 3 horas y media, a la que sumar la media hora de redacción de la ficha (por ejemplo), tardarías 4 horas por ficha.

Si haces una ficha detrás de otra, al ser 7 fichas, estarías hablando de 28 horas que, a 8 horas por día de trabajo, son más de 3 días, y ya has gastado una parte además con las fichas que has enviado al otro cliente que las necesitaba para mañana sí o sí.

¡Caray, no llegas a tiempo para dentro de 3 días!

¿Significa entonces que este tip no vale para nada?

Vamos a mirar las cosas de otro modo, y vamos a agrupar las tareas de otra manera.

  • Subtarea 01: comprobar que tienes todas las llaves
    • Duración: 5 minutos
  • Subtarea 02: avisar a los propietarios de que vas a ir a hacer fotos a los inmuebles
    • Duración: 40 minutos
  • Subtarea 03: redactar toda la parte no-gráfica de las 7 fichas
    • Duración: 4 horas
  • Subtarea 04: marcharte a la población donde están los 7 inmuebles y hacer todas las fotografías
    • Duración: 1’5 horas de desplazamiento y 4’5 horas de fotografías = 6 horas
  • Subtarea 05: volver a la oficina y completar la parte gráfica de las fichas.
    • Duración: 1’5 horas de desplazamiento + 1’5 horas de maquetación = 3 horas
  • Subtarea 06: enviar las fichas a tu cliente
    • Duración: 30 minutos

Si sumas todos los tiempos de cada subtarea, resulta que (considerando que todo esto es un ejemplo inventado) suman algo más de 14 horas, que si lo encuadramos en jornadas laborales de 8 horas no llega a 2 días de trabajo.

Como ves, el trabajo final es el mismo, pero llevado a cabo de diferente manera.

Si queremos respetar este tipo de no tocar las cosas 2 veces, lo que tendrías que hacer es asegurarte de que cada una de las subtareas que hayas definido queden completas antes de pasar a la siguiente.

Imagina, por ejemplo, que te vas a hacer las fotos, pero que cuando llegas a la población en cuestión, resulta que de los 7 inmuebles en los que tienes que entrar, tienes la llave solamente de 6, y te falta 1.

¿Te das cuenta del desajuste que eso supone en tu flujo de trabajo y en tu Productividad?

¿Ves que solo ese detalle puede hacer que en lugar de 14 horas tardes 18 ó 20 horas, casi un 50% más del tiempo, y que puede provocar que no llegues a tiempo?

Si hubieras comprobado que tienes las 7 llaves, y hubieras notado que te faltaba una, tal vez fuera tan sencillo como mirar en otro cajón o preguntarle a un compañero dónde está esa llave, y tal vez lo hubieras resuelto en 1 minuto ó 2.

Pero tal vez no hubiera sido tan directa la solución.

Tal vez hubieras tenido que pedirle a algún propietario a los que llamaste para avisar (subtarea 02) de que estuviera en el inmueble cuando tú llegaras para darte una llave, o para abrirte la puerta.

Como ves, has de tener flexibilidad en tu proceder, y analizar estos tips para comprenderlos lo mejor posible.

Espero que te haya sido útil este largo ejemplo.

 

Conclusión:

Bien entendido, este tip de Productividad puede serte de mucho interés, especialmente cuando puedes dividir tu trabajo en tareas independientes, y mejor aún si no son muy largas.

A veces, el poder aplicarlo o no, depende del modo en que mires tu lista de tareas, de cómo la interpretes, tal cual hemos visto en el ejemplo de las fichas.

¿Qué opinas tú?

Espero que dejes tu comentario y que, si te ha parecido bien, lo compartas en tus redes sociales.

Un saludo.

 

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2 respuestas en “Tip de Productividad: no gestionar las cosas 2 veces

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