Planifica el trabajo completo antes de empezar la primera tarea

Planifica el trabajo completo antes de empezar

Si tu trabajo consta de varias tareas, planifícalas todas antes de empezar.

¿Te ocurre a menudo que te quedas a medias en tus tareas?

Empiezas con algo, pero a mitad del trabajo te encuentras con que no puedes seguir, porque te falta algo, y lo tienes que dejar para retomarlo más tardes… si es que lo retomas.

Vamos a ver cómo puedes evitarlo.

Antes de comenzar el trabajo, planifica las tareas.

El genial Steven R. Covey, en su indispensable libro “Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva“, habla de la importancia de lo que él llama empezar con el fin en mente.

La relevancia que esto tiene respecto a tu nivel de productividad es mucha. Realmente, mucha.

 

Una tarea puede tener sub-tareas, que has de planificar.

Si alguien te pregunta cuánto tiempo se tarda en hacer una gran tarea, como pueda ser la construcción de un edificio o la fabricación de un tren… te resulta complicado responder.

Para llegar a una respuesta, normalmente lo que haces (de manera natural, sin necesidad de que sepas que estás utilizando algún método con algún nombre) es dividir esa gran tarea compleja en otras más reducidas y abarcables.

Si la tarea general es muy compleja, es probable que repitas el proceso también con las subtareas para dividirlas en otras más simples…

Así, acabas llegando a manejar pequeños trabajos que te resulta más fácil estimar, y combinándolos (no necesariamente sumándolos, como veremos dentro de poco), acabas llegando a dar una respuesta a la pregunta inicial.

 

Ejemplos de tareas que requieren planificación de varias fases, aunque no lo hayas analizado así.

Te voy a mostrar varios ejemplos, desde algunos muy sencillos hasta otros más complejos, para que entiendas de manera directa a lo que me refiero en este artículo.

Vamos a verlos.

Ejemplo 01: cambiar las toallas del baño.

Seguro que te ha pasado en alguna ocasión, en tu casa.

En un momento (tú, o alguien con quien vives) te das cuenta de que la toalla con la que te secas las manos en el baño está demasiado sucia, y hay que lavarla.

¿Qué haces?

Pues la quitas de donde está y la echas al cesto de la ropa para lavar.

¿Te has dado ya cuenta de que algo está incompleto?

Imagino que sí.

Si éste es tu proceder, en algún momento te lavarás las manos (tú, o alguien que viva contigo) y cuando vayas a secártelas te encontrarás con que no hay toalla en el baño, y te toca ir a buscar una con las manos mojadas, goteando el suelo por todo el trayecto hasta el armario donde las guardes, teniendo luego que fregar el suelo…

Como ves, no es un gran ejemplo de buena productividad personal.

Cambiar la toalla del baño es una tarea que, a su vez, se compone de otras.

Lo primero que has de hacer cuando te des cuenta de que ha llegado el momento de lavar la toalla de secarse las manos, es ir a comprobar si dispones de otra que esté limpia y seca para poder sustituirla por la actual.

Si no dispones de otra toalla, no es el momento de lavar la que tienes en uso, habrá que estirarla un poco más.

Si ves que sí que dispones de otra toalla que esté limpia y seca, lo siguiente que has de hacer es sacarla del armario y llevarla al baño.

Entonces, retiras la toalla sucia y colocas la limpia.

Ahí, y no antes, es el momento en que te llevas la toalla sucia al cesto de la ropa para la lavadora, sabiendo que el trabajo de retirar la toalla está completo.

Ejemplo 02: tirar la basura.

¿No has pensado que la tarea cotidiana de tirar la basura en casa tiene varias fases?

Es algo similar al ejemplo de la toalla, pero un poco más complejo, y rápidamente verás por qué.

Seguramente, al igual que el caso de la toalla, te habrá ocurrido: alguien en casa (tal vez tú, tal vez otra persona) ve que alguna bolsa de basura está llena, y procede a tirarla al contenedor correspondiente de la calle.

Entonces, otra persona (o incluso la misma) va cargada con algo para tirarla al cubo que tienes en casa, levanta la tapa, y suelta algún tipo de improperio por la boca, porque no hay bolsa de basura puesta en el cubo.

¿Te ha pasado alguna vez?

Supongo que sí.

Como te decía, es un ejemplo parecido al de la toalla, pero algo más complejo.

Siguiendo la misma dinámica propuesta en el ejemplo anterior, lo que debes hacer es, antes de quitar la bolsa actual, sacar del armario otra bolsa de basura.

Entonces retiras la actual, colocas la nueva, y ahí (no antes) es cuando te vas a la calle a tirar la bolsa llena al contenedor correspondiente al tipo de residuo que contenga.

¿Por qué te digo que es más complejo que el caso de la toalla?

Porque las bolsas de basura son consumibles, se gastan.

Y esto implica que la tarea general contiene una subtarea de otro ámbito: la compra.

Para poder tirar la bolsa de basura que tienes llena en tu cubo, es necesario que tengas otra bolsa en el armario, y para ello has de haber hecho la correspondiente compra, ya que, cada vez que tiras una bolsa, has de comprar otra (aunque lo hagas en paquetes de muchas unidades, el concepto es así).

Y comprar las bolsas de basura es una tarea de una entidad mayor que la de ir al armario a por una toalla limpia, implica que has de ir a la tienda, o implica que has de hacer un pedido, y es algo cuyo plazo es mayor que ir a mirar en el armario.

Ejemplo 03: montaje de un mueble.

¿Cuál es la principal diferencia entre comprar un mueble para montar en casa hoy en día y hace unos años?

Si tienes la suficiente edad, recordarás que no era extraño empezar a montar el mueble y tener que parar para irte a una ferretería a comprar tornillos, clavos o cosas similares.

Hoy en día es más habitual que el trabajo de planificación lo haya hecho el fabricante o el vendedor del mueble.

No solo vienen las piezas del mueble en el paquete, sino todos los tornillos necesarios, de la métrica correcta, los clavos… incluso puede venir la herramienta que se tiene que utilizar.

Ejemplo 04: pintar un pared.

Subimos un peldaño en la complejidad de la tarea, y pensamos ahora en pintar una pared.

En este caso, no solo se combinan las subtareas propias del trabajo con un conjunto de subtareas de compras previas, sino que tienes, además de un orden correcto de hacer las cosas, tiempos necesarios de espera.

Si vas a pintar una pared, divides la tarea en otras más asequibles, y tendrás que:

  • Ir a la tienda y comprar:
    • Pintura
      • Tal vez, varios colores o tipos.
    • Cinta de carrocero
    • Brochas o rodillo.
    • Algún tipo de disolvente
    • Un recipiente para mezclar
    • Un utensilio para echar la pintura
    • Un utensilio para remover la mezcla
    • Tal vez te haga falta incluso una mascarilla.

Sin embargo, te vas a encontrar con que, para empezar a pintar la pared, lo normal es que quieras que esté en buenas condiciones, que la superficie esté como quieres que esté.

Por tanto, puede ser que debas tapar algún tipo de desperfecto con algún tipo de masilla, que también deberás añadir a tu lista de la compra.

En el caso de que sea la primera vez que se pinte esa pared, que se trate de una pared de nueva construcción, deberán haber pasado cosas antes, que no suelen depender del pintor.

No serías el primero/a que se dispone a pintar una pared de su casa este fin de semana, y que antes de empezar ha de pararse porque le falta algo, y se pasa el trabajo al siguiente fin de semana (hablamos de productividad).

Pero resulta que, además, habías pensado que pintar te iba a llevar un par de horas, pero te habías olvidado de proteger las partes que no quieres pintar con la cinta de carrocero.

Los pintores te dirán que muchas veces se tarda más en proteger lo que no se va a pintar, que en pintar.

Y, para más inri, pintas de verde tu pared roja y resulta que, al cabo de un rato, ya no es verde, el color rojo anterior aflora a través de la pintura verde: es necesario dar otra capa de pintura.

Si tu pared tiene 30m2, has de comprar pintura para 60m2, pues necesitas 2 capas.4

¿Cuánta pintura compraste?

¿Has de parar y volver a la tienda?

¿Es domingo y has de esperar a la semana siguiente?

Supongamos que tienes pintura suficiente: no puedes dar la segunda capa inmediatamente, sino que has de esperar a que seque la primera capa.

Esto es la novedad de esta tarea: las esperas.

Por muy rápido/a que seas haciendo una tarea, en este caso, pintar, hay subtareas que requieren esperar antes de pasar a la siguiente subtarea.

Es algo muy presente en algunos ámbitos, como la cocina, la construcción o la agricultura.

Planificar los recursos

Sin movernos de este ejemplo, pensemos que vas a pintar una pared de una estancia de tu casa, y piensas aprovechar un fin de semana en que no haya nadie más en casa, para que no haya molestias para ellos.

Pero resulta que, una vez que llegas con tu ropa de pintor, tus botes de pintura, etc., antes de empezar tienes que apartar un mueble grande y pesado, tanto que tú solo no puedes.

Necesitas la ayuda de otra persona.

Sí, se trata de una subtarea de unos pocos segundos, tal vez no llega ni a un minuto, pero si no has planificado los recursos necesarios, no podrás empezar a pintar, y se pasará el fin de semana sin avanzar nada.

Tampoco es algo de gran productividad, pero procede de la planificación previa de todas las subtareas de una tarea.

Ejemplo 05: encargado de obra.

Y llegamos a un ejemplo ya más complejo que todos los anteriores para mostrarte que la planificación previa es directamente una profesión para algunas personas.

Piensa en un encargado de una obra.

Aunque nunca te hayas enfrentado a una labor de construcción, intenta ponerte en su lugar por un momento e intenta ver todo lo que ha de planificar, punto por punto.

En una obra pueden coincidir muchos oficios diferentes: albañiles, cerrajeros, soldadores, soladores-alicatadores, carpinteros, fontaneros, electricistas, cristaleros, pintores, etc.

Si el encargado de obra se olvida de alguno de ellos, lo normal es que en algún momento se tenga que interrumpir la obra.

Pero no es solamente eso, sino que ha de coordinar los tiempos de ejecución de los trabajos para que sean posibles.

Imagina, por ejemplo, que el alicatador pone los azulejos del baño antes de que el fontanero haya metido las tuberías encastradas por la pared… Nada bueno.

Y puedes analizar un poco más: para que el fontanero coloque las tuberías encastradas en la pared, los albañiles tendrás que haber hecho antes una acanaladura, una roza en la que en fontanero colocará sus tubos… y después del trabajo del fontanero taparán la roza para que el alicatador pueda poner los azulejos.

Analiza más: si las rozas se hacen cuando ya está la bañera de loza instalada ¿no te parece probable que algún trozo de ladrillo o de yeso la arañe antes de estrenarla?

Ya ves que las cosas llevan un orden, y que el encargado de obra debe conocer los oficios, los recursos necesarios, y cómo encajar los tiempos de realización de los trabajos para que la obra se pueda llevar a cabo.

La planificación ha de ser, además, transmitida adecuadamente, pues piensa que él/ella no realiza ninguna de las tareas de los oficios, sino que depende de cada responsable (carpinteros, fontaneros, etc.).

No puede decir: vaya, como se me ha olvidado decirle al fontanero que tenía que venir hoy, monto yo las tuberías para que el alicatador, al que sí avisé, pueda poner los azulejos.

Si se le olvidó avisar al fontanero, el alicatador no podrá terminar de poner azulejos, y la obra tendrá una parada innecesaria.

Una persona laboralmente desorganizada no puede trabajar de encargado de obra.

 

El conocimiento y la experiencia ayudan para planificar: pero se necesita actitud.

Si nunca has sacado la basura, es muy probable que simplemente quites la bolsa que hay en tu cubo y te vayas a tirarla al contenedor…

… y cuando vayas a tirar otra cosa, te des cuenta de que no habías puesto otra en su lugar…

… y si, además, cuando vas al armario para coger otra bolsa te encuentras con que las has gastado todas y no has comprado repuestos…

Según vayan ocurriéndote estas cosas, lo que has de hacer es convertir estos “fracasos” en Experiencia.

Habrás leído el artículo acerca de la diferencia entre Permanencia y Experiencia en el ámbito laboral, pues aquí vemos un ejemplo en el que no necesariamente hay que verlo desde el punto de vista de tu puesto de trabajo: no es lo mismo decir que llevas muchos años sacando la basura que decir que tienes realmente experiencia tirando la basura.

Si tienes experiencia, has ido corrigiendo tus descuidos, has ido optimizando la organización de las bolsas en función del tipo de residuo, te habrás encontrado alguna vez con que el contenedor está lleno y habrás tenido que averiguar dónde está el siguiente más cercano (te habrá costado tiempo y esfuerzo la primera vez, pero la segunda vez ya sabías directamente qué hacer)…

Si has ido al contenedor, estaba lleno, y lo único que has hecho es dejar la bolsa de basura fuera del contenedor, no has aportado ninguna solución al problema, no se puede decir que hayas convertido el problema en Experiencia.

 

Conclusiones.

Tu productividad se incrementa si analizas una tarea completa, la divides en todas las subtareas que la componen, y planificas todas ellas antes de empezar.

Puede ser que la que consideres que es la primera parte de la tarea, realmente no lo sea, sino que necesitaba unas subtareas previas de preparación que la hacen posible, y que no debes olvidar para no perder tiempo más adelante.

Como siempre te digo, puedes dejar tu comentario. Será enriquecedor para todos.

 

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