Los calendarios de entrega sin contemplar los tiempos de dedicación no son productivos
Si estás haciendo una cosa no estás haciendo otra.
Si obvias esto, puedes caer en una agenda imposible.
El trabajo por objetivos implica tiempo de dedicación.
Veo con mucha frecuencia cómo en las redes sociales hay personas que publican comentarios y artículos acerca del trabajo por objetivos como una especie de «liberación» de la tiranía de los horarios laborales.
Desde luego, estoy a favor de la flexibilidad en el trabajo, y eso implica estar a favor de la flexibilidad horaria laboral.
Ahora bien, me da la sensación de que un porcentaje elevado de esas personas que hacen esas publicaciones no están trabajando por objetivos, y desde la lejanía, su percepción de este sistema de trabajo es más una visión idealizada que la Realidad.
Lo cierto es que cualquier trabajo que tengas que realizar va a requerir de tu dedicación, y esa dedicación la vas a realizar a través de tu tiempo.
El hecho de que puedas optimizar el uso que hagas de ese tiempo no significa que vaya a desaparecer la necesidad de emplearlo.
Aunque seas multitarea, empleas tiempo en cada tarea.
Es posible que tengas la sensación de estar haciendo varias tareas a la vez.
Lo que realmente estás haciendo son «micro-dedicaciones» exclusivas a cada tarea.
Más allá de si es o no es productivo trabajar en modo multitarea (piensa en el nivel de concentración que puedes tener en cada una), lo que haces cuando actúas así es combinar momentos de atención a diferentes focos, buscando que un conjunto completo quede resuelto en poco tiempo (repito, es lo que buscas cuando trabajas así, no quiero decir que sea lo que se deba hacer).
La agenda y el tiempo de dedicación tienen que ser coherentes entre sí.
Hablas con un cliente, que te pide que realices un trabajo, lo que suele traducirse en algún entregable.
Imaginemos que se trata de un trabajo que tardas en hacer 1 día (tiempo de dedicación), de modo que le dices que le envías el entregable al día siguiente (agenda).
Hasta aquí, todo parece coherente.
Seguidamente, hablas con otro cliente, que te pide otro trabajo que puedes hacer en 1 día (tiempo de dedicación), y le dices que se lo entregas al día siguiente (agenda).
¿Qué estás haciendo? Una agenda imposible.
Si tienes 2 tareas o trabajos que hacer que te ocupan 1 día, tienes 2 días ocupados, no 1.
Efectivamente, si le dices al segundo cliente que vas a entregarle su trabajo dentro de 2 días, puede que te recrimine que eres demasiado lento/a, porque ese trabajo se puede hacer en 1 día, y no hacen falta 2.
Pero la Realidad es que el primer día lo tienes ocupado con otra tarea, de modo que no podrás entregar hasta dentro de 2 días.
Las agendas imposibles no tienen límite, y su efecto se multiplica.
¿Con cuántos clientes (externos o internos) puedes hablar a lo largo de 1 día que te pidan que les entregues algún tipo de trabajo?
¿Y en 1 semana?
¿Y en 1 mes?
¿Cuántos de esos trabajos son relativamente cortos?
Si vas acumulando compromisos de entrega basándote en agenda sin pensar en el tiempo de dedicación, tu agenda cada vez se vuelve más imposible.
Cuando tu agenda la manejan tus jefes/as, sin tener en cuenta los tiempos de dedicación.
Es muy probable que te hayas encontrado en situaciones (en algunos casos, puede que sea lo habitual para ti) en las que tu calendario de entregas te llegue impuesto, sea por tu jefe/a, o incluso porque en la empresa en la que trabajas haya un equipo comercial que prometa velocidades de entrega imposibles a los clientes, simplemente porque desconozca (o no tenga en cuenta) el tiempo total de dedicación en cada momento de sus compañeros/as.
Un comercial puede tener la idea de que el trabajo que has de hacer tiene una cierta duración, y basándose en eso, compromete una fecha de entrega.
Lo que puede no conocer es cuándo te vas a poder poner con ese trabajo, debido a que tienes otras tareas que realizar antes.
Seguramente te sonarán expresiones como «¿Pero me estás diciendo que para hacer 4 números necesitas 2 semanas?«.
Es probable que esos «4 números» los puedas hacer en una tarde, pero que tengas muchos «4 números» que hacer antes de ponerte con esos «4 números» en concreto.
El trabajo por objetivos mal gestionado ignora los tiempos de dedicación.
Son muchos los trabajadores/as que tienen una jornada laboral marcada por un horario, que piensan que trabajar por objetivos les liberaría de esos horarios.
Depende.
No es nada extraño acudir a una reunión de equipo en la que el jefe/a da una lista de tareas que han de estar completadas «mañana», o «dentro de 2 días», que requeriría de días de 50 horas para poder llegar a tiempo.
Esto pasa porque estos/as managers piensan que los objetivos están completamente desvinculados del tiempo de dedicación.
Te dicen que no es su problema cuánto tardes en hacer el trabajo, simplemente que el trabajo tiene que estar hecho para tal o cual fecha: es cosa tuya cuánto tardes.
Si se trata de un/a buen/a manager, conocerá las tareas, la carga de trabajo de cada miembro del equipo, la agenda de entregas de cada cual, y gestionará los recursos para que el calendario de entregas sea factible.
Pero esto requiere de conocimiento, voluntad y actitud, y no siempre existen.
¿Tiene todo esto algo que ver con el «Time Blocking»?
Evidentemente, SÍ, y mucho.
Si quieres saber algo más acerca del método puedes echar un vistazo al artículo acerca de Time Blocking que publiqué en ésta misma web.
De lo que se trata es de entender que el tiempo que dedicas a una tarea no se lo dedicas a otra.
El Time Blocking es un método para organizar las reservas de tiempo para dedicar a cada tarea.
Esto hace evidente cuánto de tu tiempo tienes ocupado antes de poder acometer ningún trabajo nuevo.
Es estupendo para evitar las agendas imposibles.
Conclusiones:
Da igual que trabajes basándote en un horario laboral o trabajes por objetivos: las tareas requieren de tiempo.
Si hablas de calendarios de entrega sin tener en cuenta los tiempos de dedicación necesarios para el conjunto de tareas que manejas, puedes caer en una agenda imposible.
