Se habla mucho de eficiencia, y se superpone ante la eficacia, pero se llega al punto de perder la perspectiva, porque la productividad no existe si no hay nada hecho.
Vamos a explicar todo esto.
La diferencia entre eficacia y eficiencia.
Parece procedente empezar explicando la diferencia entre ambos términos.
La eficacia es un término absoluto, y se refiere a conseguir algo, a completar un trabajo, a lograr una meta u objetivo.
La eficiencia es un término relativo, y se refiere a la relación entre lo conseguido y los recursos empleados para conseguirlo.
El trabajador eficaz es el que consigue algo realizado.
Imagina que tienes que hacer una tarea, por ejemplo, escribir 20 páginas (de lo que sea, es un ejemplo inventado).
Si lo consigues, eres eficaz.
Si la tarea te la ha encargado tu empresa, has entregado lo que te habían pedido: eres un trabajador (o trabajadora, claro está) eficaz.
El trabajador eficiente es el que aprovecha mejor los recursos, como el tiempo.
En el apartado anterior hablamos de que te habían pedido escribir 20 páginas y lo habías hecho, lo que te concedía el calificativo de «eficaz».
Pero ahora vamos a valorar cómo has conseguido el objetivo de escribir las 20 páginas.
Puede ser que lo hayas hecho en solitario o que hayas requerido ayuda de otras personas de la empresa.
Puede ser que las hayas escrito en 5 horas, en 10 horas, en 20 horas o en 40 horas.
Esto es lo que mide tu eficiencia.
Se establece una relación entre lo conseguido y los recursos utilizados:
(Eficiencia) = (lo conseguido) / (recursos utilizados)
Por tanto, se trata de un término relativo, que depende de varios factores.
Por ejemplo, si hablamos de tiempo, un trabajador que haya escrito las 20 páginas en 10 horas tiene una eficiencia de:
(20 páginas) / (10 horas) = [2 páginas/hora]
Si ha tardado 20 horas:
(20 páginas) / (20 horas) = [1 páginas/hora]
Por tanto, el trabajador del primer caso es el doble de eficiente que el segundo.
La eficacia está menospreciada.
Si lees artículos, asistes a cursos o ves los programas de los medios, etc., encontrarás que siempre se habla de la eficiencia, que es lo que se persigue.
Tanto es así, que se pueden leer titulares que dicen que quienes trabajan más horas son menos productivos.
Esto, que tan extendido está, suele ser falso, y confunde productividad con eficiencia..
No es lo mismo eficiencia que productividad.
¿Por qué?
Porque la eficiencia no implica necesariamente un trabajo acabado, no tiene por qué haber producto terminado.
Ejemplo típico: se dice que los trabajadores de un determinado país son poco productivos porque trabajan muchas horas.
Esto lo has visto hasta en la sopa, la afirmación de que trabajas muchas horas pero los trabajadores de otros países trabajan menos y producen más.
Antes de que llegues a la misma conclusión que quienes afirman estas cosas, te recomiendo que no te creas esta afirmación así como así.
Tengo experiencia en trabajar en equipos internacionales y te aseguro que la realidad es bien distinta (puedes echar un ojo al artículo acerca del dimensionado de equipos y las horas laborales).
Según va avanzando la jornada, tu eficiencia va bajando porque vas acumulando cansancio.
Volvamos al ejemplo de las 20 páginas.
Es muy probable que la distribución de páginas escritas a lo largo del tiempo haya sido:
- Día 01:
- Primeras 4 horas: 7 páginas
- Siguientes 2 horas: 2 páginas
- Siguientes 2 horas: 1 página
- Día 02:
- Primeras 4 horas: 7 páginas
- Siguientes 2 horas: 2 páginas
- Siguientes 2 horas: 1 página
Vamos a calcular tu eficiencia en cada tramo horario:
- Primeras 4 horas: 7páginas/4horas = 1’75páginas/hora
- Siguientes 2 horas: 2páginas/2horas = 1página/hora
- Siguientes 2 horas: 1página/2horas = 0’5páginas/hora.
Si hacemos la media de toda la jornada laboral, veamos cuál es la eficiencia:
(10 páginas) / (8 horas) = [1’25 páginas/hora]
¿Qué pasa si solo contabilizamos las horas más eficientes?
Ya vas intuyendo por dónde está la trampa de estos artículos y afirmaciones tan poco estudiadas…
Si este/a trabajador/a solo trabajase las primeras 4 horas, su eficiencia sería:
(7 páginas) / (4 horas) = [1’75 páginas/hora]
¡Vaya, es bastante más eficiente, pero hay trampa!
Claro que hay trampa, porque el primero acabó la jornada con 10 páginas escritas mientras éste, que es más eficiente, solo ha hecho 7 páginas.
El primero era más eficaz, y éste segundo es más eficiente ¿cuál prefieres?
¿Los plazos se miden en horas laborales o en días del calendario?
Esto es clave para entender lo que estamos hablando.
A la vista de muchos artículos, parece que eres tonto/a si te quedas trabajando para terminar un trabajo cuando los trabajadores de otros países se marcharon a sus casas hace horas.
Pero… ¿te han pedido escribir las páginas en un cierto número de horas, o te han pedido que las entregues en una fecha?
Si te han puesto un tope de horas de dedicación, son las horas que tienes, y ya
Pero si tienes fecha de entrega, es cuando se producen las jornadas maratonianas, porque hay que terminar el trabajo, sí o sí.
Si has de entregar mañana y falta algo por terminar, podemos pensar que, en general, a tu empresa le importa poco si estás ya en horas poco eficientes: lo que quiere es que el trabajo esté listo mañana.
Si te afanas en ello y, aunque le dediques más horas, lo terminas, eres eficaz.
La eficiencia y el dimensionado de equipos.
El mercado laboral está muy descontrolado, y se analizan mucho unas cosas mientras que otras (importantes) se pasan por alto sin prestarles atención.
Hemos visto que 1 persona trabajando 8 horas consigue escribir 10 páginas en una jornada, a una media de 1’25páginas/hora, pero que su eficiencia va bajando a lo largo del día, según se acumula el cansancio.
Su mayor eficiencia está en las primeras 4 horas del día, donde mantenía unos valores de 1’75páginas/hora, y conseguía el 70% del trabajo de todo el día.
Te voy a decir lo que pasa en algunos países: la empresa pondría a 2 personas a hacer el trabajo que aquí haces tú solo/a.
De este modo, se obtiene que en las primeras 4 horas:
[1’75pag/(hxp) x 2 personas x 4 horas] = 14 páginas
¡Vaya, en solo 4 horas han conseguido 14 páginas, mientras tú en 8 solo has conseguido 10!
Ellos salen a 3’50pág/h mientras que tú estás en 1’25pag/h.
Te hacen la división correspondiente, y te dicen que cada trabajador de ese país genera 1’75pag/h mientras que tú solo generas 1’25pag/h.
¿Y la eficiencia de recursos?
Pero lo explicado hasta ahora se ha centrado, como suelen hacer esos artículos, en el tiempo.
Sin embargo, si lo miramos desde el punto de vista de los recursos:
- Ellos: 14 páginas / 2 personas = 7pag/p
- Tú: 10 páginas / 1 persona = 10pag/p
¿Vemos cómo cambia la cosa?
Esto es lo que no te cuentan.
Su equipo, su departamento, en este ejemplo, es el doble que el tuyo, lo cual implica el doble de salario (y generalmente, los países que se ponen como ejemplo suelen tener salarios más altos que los países criticados).
Si se mide el coste (en dinero) por página producida, la eficiencia de recursos puede dar sorpresas a muchos articulistas.
Pero lo más importante: el trabajo terminado de la eficacia.
Si dejamos estos análisis de «ultraproductividad» y nos centramos en la realidad, el informe o el libro que os han pedido no estará listo hasta que tenga las 20 páginas.
Es el equipo eficaz el que logra el producto terminado, y a partir de ahí, se pueden establecer valoraciones.
Claro que si un trabajador trabaja solo por las mañanas 4 horas es más eficiente que uno que trabaje 8 horas a jornada completa, pero ¿podrá terminar el trabajo?
No estoy criticando a las personas, sino analizando los modelos productivos (habrá personas más eficientes que otras en cualquier término, pero estoy hablando en términos estándar).
Conclusiones:
Eficacia y eficiencia son cosas diferentes: mientras la eficacia es un término absoluto que se refiere a algo conseguido, la eficiencia es un término relativo, que compara lo conseguido con los recursos empleados para conseguirlo.
Sin eficacia, la eficiencia, por sí sola, no lleva a ninguna parte.
Solamente a partir de la eficacia tiene sentido analizar la eficiencia.
Despreciar a los eficientes hablando de eficacia no tiene una base sólida, y sin embargo te lo vas a encontrar muchas veces.
Espero que este artículo te haya ayudado a entender que no te cuentan todo, muchas veces porque ellos mismos no lo entienden.
