¿Qué es el método Getting Things Done (GTD)?

Se trata de un método de productividad, cuya ley motriz es ir obteniendo tareas completadas.

Para ello, se sigue una serie de pasos, cada uno de ellos con un objetivo específico, que explicaremos en este artículo.

 

Liberar la mente.

Antes de pasar a detallarlo, conviente reflexionar acerca de por qué usar este tipo de métodos.

Tal vez el elemento más interesante a tener en cuenta es que favorece la concentración en aquello que se esté haciendo en cada momento.

¿Cómo?

Liberando la mente de tener que recordar cosas que haya que hacer después.

Seguramente, te habrá pasado que el esfuerzo por recordar estas cosas te impida centrarte en lo que estés haciendo, incluso te paralice.

Piensa, por ejemplo, en alguna vez que te hayan dado un dato en una conversación telefónica, y que te pillase sin posibilidad de apuntarlo.

Es probable que, hasta que no lo hayas apuntado, no hayas podido hacer nada, pues tu mente estaba ocupada en mantener en la memoria el dato que te hayan dado.

Piensa en esas veces que te haya llamado alguien y te haya dicho que tienes que llamar a alguien, a alguna hora, e incluso te ha dicho en número de teléfono, o una dirección a la que ir, o algo así.

Hasta que no lo apuntas en alguna parte, seguramente no puedes trabajar en nada, porque estás intentando que no se te vaya de la cabeza ese número de teléfono.

Y una vez lo apuntas, ya tu mente queda liberada y puedes hacer otras cosas.

Este ejemplo te ha mostrado un bloqueo de, seguramente, segundos o minutos; pero si piensas en el conjunto de tareas que tienes que hacer al cabo del día, la semana o el mes, es muy probable que algo como el método Get Things Done (GTD) te ayude.

 

Elementos del método Gettin Things Done (GTD).

Antes de explicar cómo se procede con el método, será útil explicar los elementos generales que lo componen, para después ubicarlos dentro de GTD.

• Bandeja de entrada (InBox).
  • Es el lugar donde se apuntan las ideas, el punto inicial del proceso.
    • No confundir con la bandeja de entrada (InBox) de tu correo electrónico.
• Tarea.
  • Es una acción, definida de tal forma que completarla facilite llegar al resultado buscado.
• Lista de tareas pendientes («Siguientes»).
  • Es la lista de las tareas que tienes que hacer tú, y que están sin completar, o sin comenzar.
• Lista de tareas delegadas («Espera»).
  • Es la lista de tareas que no tienes que hacer tú, pero que han de ser realizadas, y que tendrás que supervisar o cuyo resultado tendrás que usar.
• Proyecto.
  • Es un conjunto de tareas que se configuran para llegar a conseguir un objetivo. Para que se considere un proyecto, este conjunto de tareas debe tener:
    • Un tiempo definido.
    • Definición de acción siguiente.
• Sueños/Algún día.
  • Es un conjunto de tareas, al igual que un proyecto, pero que, o bien no tienen definidos plazos, o bien no tienen definidas las acciones siguientes.
• Calendario.
  • Documento donde se colocan las tareas que tienen un límite claro de tiempo, o caducidad.

Suele ocurrir que este tipo de desgloses hagan parecer que el método es algo más complicado de lo que es pero, si te fijas, es algo bastante intuitivo, y que se comprende bien cuando se explica cómo se manejan estos elementos.

Vamos a ello.

 

Fases del método Getting Things Done (GTD).

Al tratarse de un método, es muy útil organizar cómo se debe llevar a cabo en diferentes fases.

Aunque parezca que sea algo que mantener en la memoria, verás que no es así.

No identifiques estas fases con algo parecido a un proceso de gestión documental, donde tienes que rellenar una serie de formularios destinados a diversos fines.

En este caso, verás que, si intentas saltarte alguna de las fases, el método no funciona, por lo que no se trata de algo a memorizar, sino que forma parte del método en sí mismo.

Veamos:

 

Primera fase: Recopilación.

Se trata de apuntar lo que se te ocurra.

¿Has tenido una idea?

La apuntas en la «bandeja de entrada».

Es el momento en que se libera la mente de tener que recordar las cosas.

No es el momento de filtrar ni analizar, sino de apuntar pensamientos, proyectos… lo que sea.

 

Segunda fase: Organización.

Aquí ya se trata de ir vaciando el InBox, moviendo las cosas que hemos apuntado a los diferentes elementos que hemos definido antes (proyectos, sueños, calendario, cada tarea a su lista correspondiente, etc.).

Las cosas que estaban en la bandeja de entrada y que ya salen de ella, no vuelven allí.

En el InBox, las cosas están apiladas, sin organizar. Una vez organizadas, filtradas, salen de la bandeja de entrada hacia su lugar indicado.

 

Tercera fase: Revisión.

Seguro que conoces personas que dicen que nunca han usado una agenda para organizar su trabajo, porque «no se apañan».

Ese «no se apañan» puede ser, a modo general, por 2 causas.

Una de esas causas es que no tienen la disciplina de apuntarlo todo.

Si no apuntan las cosas, llevar encima una agenda no tiene mucho sentido.

Además, si no apuntas todo, las cosas que no apuntas son las que ocupan tu mente.

Pero lo más habitual es que no se coge el hábito de mirar la agenda regularmente.

Puede ser que apuntes las cosas, pero si luego no revisas lo apuntado, tampoco te resultará útil.

Pues la tercera fase del método Getting Things Done (GTD) es precísamente esto.

Ya has apuntado tus ideas en un saco, todo mezclado (Fase 1), has organizado todo eso que estaba en el saco y lo has clasificado (Fase 2), y ahora tienes una serie de recipientes (Proyectos, calendario, Sueños…) con todo ordenadito, pero tienes que revisarlo: si no, el hecho de que esté todo dispuesto no sirve de nada.

El métdo recomienda un cierto orden a la hora de revisar, y recomienda dar la siguiente prioridad:

• Calendario
  • Ya que es el lugar donde apuntas las tareas que caducan, te interesa revisarlo, para ver si hay algo que requiera de acción más o menos inmediata, definida.
• Acciones siguientes.
  • Ya que son las acciones que tienes que realizar tú, son las que te van a organizar tu flujo de trabajo.

Es importante que entiendas que son prioridades a la hora de revisar, que no es lo mismo que prioridades a la hora de «hacer».

Hablaremos de la distinción entre «Urgente» e «Importante», y analizaremos ese diagrama que usaba Stephen Covey combinando ambos conceptos.

Pero te avanzo que revisar el calendario no implica anteponer lo urgente a lo importante.

Parece un detalle, pero esto es muy importante para tu productividad, con este método GTD o con otros.

 

Cuarta fase: acción.

Es evidente que toda esta preparación está encaminada a conseguir algo, y para conseguir algo hay que tomar acción.

Esta fase del método GTD trata precísamente de eso, de hacer.

Es un método de productividad, no es un método de organización documental como tal, no está orientado a enseñarte a clasificar documentos para archivarlos, sino que usa estos conceptos de organización para que, cuando tomes acción, seas más productivo que si no lo hubieras planificado.

Es por esto que se propone que las acciones se agrupen, de tal manera que su ejecucion sea lógica.

 

Contexto.

Por ejemplo, el método te propone plantearte si puedes agrupar las tareas por «contexto».

El ejemplo clásico es decir que, si tienes que hacer llamadas, o escribir correos electrónicos, será más eficiente si agrupas esa tarea, y dedicas un determinado tiempo a hacer todas las llamadas, o a enviar todos esos correos electrónicos.

Sin embargo, te recomiendo que no tomes estas cosas como una verdad, pues serás tú quien analice las cosas.

Por ejemplo, no creo que sea lo mismo enviar un e-mail para preguntar un número de teléfono, que enviar un e-mail para solucionar una duda, que enviar un e-mail para solicitar una información compleja… y sin embargo, todo ello es «enviar e-mails».

Creo que esto se entiende mejor si piensas en algo tan evidente como ir a la compra:

Imagina que tienes 4 tareas en tu lista de «Siguientes»:

• Comprar pan.
• Comprar calamares.
• Comprar magdalenas.
• Comprar boquerones.

 

Agrupar estas acciones por contexto significa que digas esto:

• Ir a la panadería.
  • Comprar pan,
  • Comprar magdalenas
• Ir a la pescadería.
  • Comprar calamares.
  • Comprar boquerones.

De esta manera, la ejecución de las tareas es más eficiente, pues haces 2 visitas: una a la panadería y otra a la pescadería.

Cuando estés en la panadería, compras el pan y las magdalenas; y cuando estás en la pescadería, compras los calamares y los boquerones.

Si no haces la agrupación, y realizas las acciones según estaban apuntadas, harías 4 viajes:

Irías a la panadería y comprarías pan, luego irías a la pescadería y comprarías calamares, luego irías otra vez a la panadería y comprarías magdalenas, y luego volverías otra vez a la pescadería y comprarías los boquerones.

¿A que entiendes este ejemplo como algo obvio?

¿Te das cuenta de que agrupas tareas por contexto habitualmente, aunque no estés con el manual siguiendo el método Get Things Done (GTD)?

La cuestión es que, en las tareas laborales, muchas veces se incurre en el caso desorganizado (el de ir 2 veces a la panadería y otras 2 veces a la pescadería, cuando podrías haber ido 1 vez a cada sitio con un poco de organización de las tareas).

Si trabajas de mensajero, es probable que te organices (si tienes potestad para ello en la empresa en la que trabajas) para seguir una ruta de tal manera que las entregas, en su totalidad, se realicen de manera consecutiva y con los trayectos más cortos que te sea posible.

Sin embargo, si trabajas en una oficina, requerirá de un análisis de cada caso, para ver cómo puedes estar incurriendo en sobrecargas de trabajo por falta de contextualización de tareas.

 

Urgentes/importantes.

Otra forma de agrupar las tareas que se propone es «según su urgencia» y «según su importancia».

Antes hablábamos de que revisar el calendario no implicaba anteponer lo urgente a lo importante.

Ahora hablamos de actuar, de hacer.

Será cuestión tuya el valorar cuándo debes hacer cada cosa, según tu caso.

Pero sí que es cierto que en la utilización de métodos organizativos subyace la idea de que lo urgente no te impida hacer lo importante.

 

Nivel de energía.

Uno de los puntos que expresa claramente que todo esto trata de personas, es que el método valore que no siempre vas a tener la misma energía: no eres una máquina.

Por tanto, una posible manera de agrupar tareas sea en función de tu nivel de energía.

Tal vez te interese hacer las tareas más importantes a primera hora, si es cuando más energía tienes, y dejar las más mecánicas y que requieran menor nivel de concentración para el final de la jornada.

También hay quien prefiere realizar las tareas de mayor concentración al final del día, a partir de la hora en que los teléfonos dejan de sonar…

Depende de cada caso.

Como ves, esto implicaría un cierto nivel de autoconocimiento, ya que debes saber cuándo haces mejor o peor unas cosas u otras, y para ello debes analizarte a ti mismo.

 

Tiempo disponible.

El método tiene una idea general de que es positivo realizar las tareas en su totalidad, si es posible.

Es decir, empezar algo y terminarlo, antes de pasar a otra cosa.

Para ello, algo que puede ayudar es agrupar las tareas en función del tiempo disponible.

Piensa que estás en tu oficina, y que dentro de una hora tienes una reunión (que por supuesto, tienes ya perfectamente preparada).

En tu lista de tareas Siguientes tienes 2 a realizar, una de las cuales te va a llevar 45 minutos y la otra te va a llevar 3 horas.

Lo que el método recomienda es que te pongas entonces con la que te va a llevar 45 minutos , porque podrás empezarla y terminarla (Get Things Done, conseguir completar tareas), y que la tarea de 3 horas la hagas cuando tengas disponible 3 horas seguidas, para poder empezarla y terminarla.

Como el resto, todo esto es relativo, y es una manera de agrupar tareas, nada más.

 

Quinta fase: Revisión (de mantenimiento).

La tercera fase del método Getting Things Done (GTD) se refiere a la revisión de lo que tenemos apuntado para hacer, para organizar su acción.

Es habitual que a esa tercera fase se la llame «Checking» para diferenciarla de esta quinta.

Y es que esta quinta fase se refiere también va de revisar, pero de revisar cómo tenermos los diferentes recipientes (esas bandejas o cajas donde hemos ido poniendo cosas).

Por eso me animo a añadirle esa aclaración y llamarla Revisión «de mantenimiento».

Para esto, el método recomienda unas ciertas frecuencias de revisión, que vienen a ser:

• Diarias:
  • InBox
  • En Espera
• Semanales:
  • Proyectos
  • Siguientes
• Mensual:
  • Algún día /Sueños

Te vuelvo a decir lo mismo, es algo orientativo.

Lo que sí que está claro es que estas revisiones son necesarias para que todo lo demás funcione.

Si no, se te van a ir acumulando cosas, y al final lo desecharás.

 

Organízate como algo natural.

Te recomiendo que cuando estés organizándote no esté preocupado por darle nombre a lo que haces.

Te pongo un ejemplo.

Tu hora de salida de la oficina (vamos a suponer cosas para este ejemplo) es las 18:30h.

Has salido de la oficina para tener una reunión con un cliente, y dicha reunión ha terminado a las 17:30h.

El tiempo de llegada a la oficina es de 30 minutos.

Como resultado de la reunión, te han entregado algo (lo que sea, una muestra física de algo, algún papel… da igual) que tú tendrás que entregar a alguien de tu oficina para que pueda realizar su parte del trabajo.

También tienes que ir a un almacén, que está a 45 minutos de distancia, a recoger unas muestras para un cliente.

Y también tienes que enviar una solicitud de valoración a un proveedor (20 minutos de trabajo) y una oferta a un cliente (3 horas de redacción) de la que ya tienes todos los datos para poder redactarla.

¿Cómo procederías?

Dependerá de cada cual, pero vamos a suponer cosas.

Es probable que te vayas a la oficina, pues es importante que tu compañero tenga esa muestra o ese papel resultado de la reunión, para hacer su parte del trabajo.

Ya que estás en la oficina, aprovecharás la media hora que tienes disponible (antes de tu hora de salida), para hacer alguna de las otras tareas.

Como dispones de media hora, enviarás la petición de oferta al proveedor, pues es una tarea que podrás completar antes de irte.

Así, al día siguiente, empezarás yendo a ese almacén del que hablábamos a recoger la muestra, volverás a la oficina con todavía 3 horas por delante antes del parón del mediodía (para comer, pues hay que alimentarse) y podrás realizar la oferta al cliente (esa que te va a llevar 3 horas) por completo, dejándola ya enviada.

Así, mañana a mediodía tendrás todo hecho.

Pero… ¿qué criterio de agrupación de tareas has hecho según el método Getting Things Done (GTD)?

¿Acaso no lo has seguido?

Pues vamos a ver:

Te has ido a la oficina de inmediato, a darle esa muestra o ese papel que te han dado en la reunión a tu compañero, pues era importante (o urgente) que lo tuviera, pues el no tenerlo paralizaría toda la parte de su trabajo.

Como ves, has usado un criterio de Importancia/Urgencia.

Ya que estabas en la oficina, aprovechas el tiempo enviando el correo a tu proveedor solicitándoles una oferta. Al día siguiente vas al almacén a por la muestra que necesitas.

Estás, por tanto, agrupando por contexto.

De las 2 tareas de oficina que tienes que hacer, esa tarde has hecho la más corta porque era la que podías empezar y terminar en el tiempo que tenías antes de finalizar tu jornada, y no te pusiste a redactar la oferta a tu cliente, dedicando media hora esa tarde, el resto de tiempo al día siguiente, y mientras tanto el correo a tu proveedor estaría pendiente…

Así que has agrupado por tiempo disponible.

¿Lo habías pensado así?

¿Habías puesto nombre a lo que hacías?

Es probable que te parezca, simplemente, algo lógico, y que no te hayas parado a pensar si estás aplicando criterios de agrupación de tareas por contexto o por… lo que sea.

 

Pero, organizar.

Sin embargo, si no hubieras dedicado unos momentos y un cierto esfuerzo neuronal a organizarte, es muy probable que al día siguiente, a mediodía, no tuvieras todas las tareas completadas.

Es decir, que una cosa es que no te preocupe demasiado si lo que haces tiene nombre, y otra cosa es que no hagas nada en el sentido organizativo.

 

El método GTD es compatible con Time Blocking.

Ya hablamos aquí del Time blocking (Ver artículo: «Tip de productividad: Time blocking«).

Como hemos visto, dentro del métido Getting Things Done (GTD), hay una parte de la tareas que tienen fecha de caducidad (como las reuniones, citas con clientes…), y hay una forma de agrupación de tareas según el tiempo disponible, así como un criterio de agrupación de tareas según urgencia y según importancia.

Todo ello es compatible con emplear el Time Blocking, para lo cual serán muy útiles las herramientas que en el citado artículo te describía.

El empleo de ese elemento «calendario» del método GTD es algo similar al Time Blocking en algunos casos, y a la inversa, hacer Time Blocking puede proporcionarte la posibilidad de agrupar tareas en GTD.

 

El desarrollador del método.

Una de las ventajas que le veo a este método es que me parece muy natural.

De hecho, es muy probable que ya estés haciendo alguna de estas cosas, sin ponerles nombre o dividirlas en fases.

Y también es cierto que el dar el paso a hacerlo ordenadamente multiplica tu productividad.

El que organizó todo esto para ti, y para todos, fue David Allen.

Te recomiendo que adquieras alguno de los libros que ha escrito acerca de todo esto, ya que el detalle al que llega es mucho mayor que un post en un blog, aunque espero que te haya resultado de utilidad.

Por ejemplo, puedes adquirir en Amazon el libro de David Allen: «Organízate con Eficacia«, que ha sido revisado recientemente.

 

Es más fácil si usas software.

Espero que a estas alturas de artículo te haya podido transmitir que este método de productividad es algo bastante dinámico.

Las cosas cambian de sitio.

Lo que está en el InBox pasa a una lista de «Algún día/Sueños», y puede que dentro de un tiempo, esa tarea pase a «Proyectos».

Puede que una tarea que esté en la lista de Tareas En Espera (por estar delagada en otra persona), tengas que pasarla a Siguientes porque al final tengas que hacerla tú; o viceversa.

Te puedes organizar con bandejas, con papeles, con pegatinas, con un solo papel escrito a lápiz, borrando y escribiendo… como quieras.

Pero te recomendaría que te ayudes de software, ya que facilita mucho la vida cuando se trata estas cuestiones que se mueven, que se reorganizan.

Si tienes un «dashboard» (panel de control), sea hecho por tí a partir de, por ejemplo, una hoja de cálculo; o sea mediante un software específico, te va a resultar mucho más fácil tener bajo control todo esto.

Lo que sí se requiere es que, tengas las herramientas que tengas, las uses: apuntes, organices, chequées, hagas, revises…

 

InBox cero.

La propia dinámica del método Getting Things Done (GTD) sugiere que has de hacer algo con las cosas que apuntas en tu bandeja de entrada.

Las apuntas, inicialmente, para descargar tu mente.

Después, analizas, y decides.

Puede ser que deseches ideas, y las borres directamte del InBox; o puede ser que no las deseches.

En tal caso, tendrás que hacer algo con esas ideas no desechadas, pues estamos hablando de productividad.

Por tanto, deberás moverlas del InBox a otra parte, sea directamente o sea convertidas en tareas.

Así, siguiendo esto, una vez analizado aquello que has puesto en la bandeja de entrada, debe salir de ahí.

Es común que leas que el objetivo de todo esto es «InBox cero», tener la bandeja de entrada vacía.

Yo te diría que no es tanto así, sino que lo importante es que las cosas que pongas en el InBox se queden ahí mucho tiempo, y no hagas nada con ello.

Pero el InBox está para que lo vayas llenando de ideas, tareas, proyectos y todo tipo de cosas… y lo vayas vaciando cuando hayas analizado todo eso.

Por tanto, lo mejor es que en el InBox haya un flujo constante de cosas que van llegando y van saliendo: no sería tan bueno que esté vacío.

 

Confusión habitual por la palabra «InBox».

Lo normal es que cualquier programa de correo electrónico tenga una «bandeja de entrada» o «InBox», a donde llegan los correos entrantes que te escriben.

En el método Getting Things Done (GTD), como has visto, también hay una bandeja de entrada o «InBox».

Pero no tiene nada que ver con el correo electrónico.

Hay personas, incluso dando clases de productividad a otros, que te pueden decir que la bandeja de entrada de tu correo electrónico es una manera de organizarte, incluso que forma parte del método Getting Things Done (GTD).

Ten cuidado con ello, porque no es así.

Son personas que no han entendido para nada el GTD.

Incluso te diría que usar tu bandeja de entrada del correo electrónico como método organizativo es una de las peores opciones de productividad que pudieras tomar.

Puedes leer el artículo relativo a esto: («No uses el InBox de tu correo electrónico para GTD«).

Sin embargo, como cuando abres tu software de correo electrónico pone «InBox» o «bandeja de entrada», y en GTD se habla de «InBox» y «bandeja de entrada», pues ya está… se establece una relación que no existe, y que no lleva a la productividad, sino todo lo contrario, pues te conduce a un terreno completamente «reactivo», que es lo opuesto a la «proactividad» que buscamos en los métodos de incremento de productividad.

Así que, ten cuidado con quienes te expliquen así las cosas, pues no te ayudará.

 

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