¿Te sientes como una persona del pasado por utilizar las notas adhesivas en vez de una app de última generación en tu smartphone o en tu ordenador?

Pues no tiene por qué ser así, ya que es una herramienta muy útil para tu productividad, tanto si usas apps como si no.

Vamos a verlo.

 

Para aumentar tu nivel utilizas herramientas: las herramientas no son la productividad.

Lo primero que conviene recordad es que una cosa es la productividad, y otra cosa son los métodos y las herramientas que usas para que tu nivel de productividad se incremente.

Es un error tradicional identificar las herramientas con el concepto, provocando que no avances en tu proceso de crecimiento productivo.

Puedes tener instalada en tu smartphone una app estupenda, con miles de valoraciones excelentes de personas que afirman que les ha ayudado muchísimo a ser más productivas, y sin embargo tener un nivel de productividad muy bajo.

La app no es más que una herramienta, y está en tu mano utilizarla correctamente.

 

Usar la herramienta adecuada para la tarea.

Si eres una persona de trabajo de oficina, es posible que esta afirmación no la tengas tan interiorizada como en otro tipo de oficios, y conviene mencionarla.

Si te pones a sacar un tornillo del sitio en que esté instalado, puede ser realmente posible hacerlo de varias maneras, sobre todo si el tornillo no está muy apretado.

Hay personas que se sienten bien sacando ese tornillo de manera creativa, ayudándose de útiles poco convencionales para ese trabajo, y sacan el tornillo con la punta de algún cubierto de cocina, o con la punta de una espátula, o con 2 palillos de madera…

Puede ser divertido, puede ser positivo para tu creatividad, y también puede ser fruto de la necesidad: que tengas que realizar la tarea con aquello que esté a tu alcance en ese momento, sea o no lo más adecuado.

Pero para tratar con los tornillos existe una herramienta específica: el destornillador.

Pero ¿para qué usar un destornillador si puedes valerte de otras herramientas, como una espátula, para atornillar y desatornillar?

 

Aquí entra en juego el concepto de Productividad.

Con 2 palillos, o con la punta de una espátula, puedes llegar a poner y quitar tornillos.

Pero cuando te planteas una tarea que necesite de trabajar con muchos tornillos, la cosa cambia.

Es diferente reírte con tus amigos y demostrar que eres capaz de quitar ese tornillo con una espátula, aunque la tarea te lleve 30 minutos, que ser productivo en tu trabajo.

Si vas a montar los muebles de tu cocina o de tu salón, y eso implica que has de colocar decenas o cientos de tornillos, si te dedicas a atornillarlos con la punta de una espátula es teóricamente posible que lo consigas, pero el trabajo de 2 días puede convertirse en trabajo de 2 meses, y además es discutible que los tornillos estén bien apretados.

Tardar mucho más y además obtener un resultado de inferior calidad no es algo que quieras.

 

La calidad de la herramienta inadecuada.

Puede que la espátula que tengas en casa sea de gran calidad, que tenga el premio a la mejor espátula del año y que sea la mejor valorada por los compradores de las ferreterías.

Sin embargo, si usas esa estupenda espátula para sacar tornillos, no vas a obtener los mejores resultados.

No quiere decirse que la espátula sea mala, sino que la estás utilizando para algo que no es su función.

Es decir, estás utilizando una herramienta inadecuada para la tarea que estás realizando.

 

Las notas adhesivas son la base de muchas apps.

La marca más conocida de notas adhesivas es «Post-it», del fabricante 3M.

Tanto es así que es común llamar Post-it al objeto en sí, aunque sea de otra marca.

Cuando 3M sacó los Post-it al mercado obtuvo unos resultados comerciales espectacularmente buenos.

Algo tan sencillo como un trozo de papel de algún color con una tira adhesiva en la parte posterior para poder pegarlo en cualquier parte resultó que se vendía muchísimo, y se sigue vendiendo.

Y el motivo de tanta venta es que es muy útil, vale para muchas cosas, es económico y muy rápido de usar.

La versatilidad de las notas adhesivas es la base que muchas apps de productividad buscan conseguir (y superar) con sus programas informáticos, porque funciona.

 

Estructura tus notas adhesivas.

Seguramente habrás visto a personas que tienen su puesto de trabajo literalmente empapelado de Post-it: en los márgenes del monitor del ordenador, en la mesa, en las puertas del armario…

Generalmente, cuando se da esa situación es porque las notas adhesivas se utilizan como recordatorio, para que algo no se te olvide.

Lo que ocurre es que si acabas teniendo tantas notas, acaba siendo un conjunto confuso en el que te resulta difícil encontrar algo cuando lo buscas, y no te sirve de mucho.

Pero solamente tienes que fijarte en una característica de los Post-it para dar un salto cualitativo en tu productividad:

 

Las notas adhesivas se pueden despegar y volver a pegar en otro sitio.

Efectivamente, solo con que te des cuenta de esto, tienes la llave para estructurarlas.

Piensa, en lo siguiente: ¿qué diferencia hay entre apuntar las cosas en Post-it o hacer una lista en una hoja de papel?

Si todos esos recordatorios, en lugar de tenerlos en 50 notas adhesivas pegadas por todas partes, los apuntas a modo de lista en una hoja de papel, te ocuparán menos espacio, será más fácil de localizar (más difícil que se te pierda algún recordatorio)…

La principal diferencia es que la lista que escribes en el papel tiene el orden fijo, no es flexible, mientras que las notas adhesivas las puedes despegar de donde estén y pegarlas en otro lugar, es decir: las puedes ordenar.

Por ejemplo, imagina que tienes varias tareas que implican el uso de rotuladores marcadores, y te das cuenta de que empiezan a marcar un poco peor de lo habitual porque se les está acabando la tinta.

Pues tienes la posibilidad de escribir una nota adhesiva la tarea «comprar rotuladores marcadores nuevos» o «pedir rotuladores marcadores a Servicios Generales», y colocarla como algo a hacer a primera hora del día siguiente ya que, si tu rotulador deja de pintar, no podrás realizar tu trabajo para ese día.

Puedes despegar los Post-it que tenías ordenados para mañana, desplazarlos, e insertar por delante otro con la tarea de obtener rotuladores nuevos.

 

Similitudes con las apps de listas de tareas.

Ya te has ido dando cuenta de que esto lo usan muchas de las apps de listas de tareas: puedes borrar tareas, cambiarlas de sitio, ordenarlas y reordenarlas.

Es el equivalente a despegar notas adhesivas y pegarlas en otra parte, según va evolucionando tu día, tu semana, tu mes…

De la misma manera que puedes usar notas de diferentes colores, también en las apps, y también se pueden agrupar…

Ves que el razonamiento es muy similar.

 

Ventajas de usar notas en papel.

Algunas ventajas de las notas de papel frente a muchas apps:

• Tienes la sesión abierta:
  • Si tienes que apuntar algo, lo apuntas sin más, no tienes que empezar sesión, entrar en menús, «crear nota», que pertenece al conjunto de notas…

• No tienes que configurar nada:
  • Da igual el tipo de letra, el tamaño de la fuente…
  • El formato de hoja ya está hecho

• Las dejas a la vista:
  • No tienes que entrar en la app para ver si tienes algo.
    • Si quieres recordarlo, lo dejas en un lugar visible, y ahí está.

• Pasas de un tipo de anotación a otro instantáneamente:
  • En muchas apps es completamente distinta una nota de texto, una lista… y tienes que seleccionar qué tipo de nota es la que vas a crear.
  • En muchas apps también ocurre que, una vez seleccionado el tipo de nota, no puedes mezclar elementos:
    • Por ejemplo, si estás apuntando letras (nota de texto) y quieres dibujar una flecha que una dos palabras, no te dejan porque ese es un elemento de «dibujo», no de «texto».
      • En el caso de que te dejen, es habitual que la app te haga entrar en un menú, seleccionar una herramienta «línea» o «flecha», que a su vez puede estar dentro de un menú «elementos de dibujo» o «elementos gráficos» que tendrías que abrir previamente…
  • En la nota de papel, puedes escribir grupos de palabras, rodear alguno con un círculo, poner flechas, dibujos… y todo ello instantáneamente.

• No tienes que aprender a usarlas individualmente:
  • Para apuntar algo, coges el papel, el lápiz (o bolígrafo), y ya está.

• Funcionan sin electricidad, sin WiFi, y sin cobertura de Internet:
  • No siempre se puede dar por supuesto que vas a disponer de todo eso a la hora de tomar notas.
    • Te recomiendo que eches un vistazo al artículo en el que te hablo de la disponibilidad de suministro eléctrico y de cobertura de Internet.

 

Ventajas de las apps.

La calidad de una nota adhesiva es relativamente fácil de medir, basta con que se pueda despegar y pegar bien, varias veces, sin que se rompa, que el papel sea resistente, que no destiña el color, y que absorba bien la tinta para que no manche.

Sería ya entrar en un nivel superior si pedimos, además, que el papel sea reciclado y reciclable, que los tintes sean ecológicos, que el papel provenga de árboles que se repueblan, que el adhesivo no sea nocivo para las personas…

Sin embargo, en el mundo de las apps es mucho más complejo desde el inicio.

Hay apps que son «simplemente» una lista de tareas, y hay otras apps que van mucho más allá, permitiéndote incluso organizar proyectos en los que participan varias personas o varios equipos de personas.

Decir que hay muchas es relativamente cierto, pero además también debo decir que van saliendo nuevas, algunas van desapareciendo, y también las que perduran suelen ir evolucionando, por lo que queda de tu mano el probar y elegir la que mejor te cuadre a ti.

Sin embargo, como antes te he puesto una lista de ventajas de las notas en papel, te digo ahora unas cuantas ventajas, a modo genérico, de las apps:

• Son más ecológicas:
  • Se reduce el consumo de papel, lo que contribuye a disminuir la tala de árboles para obtener la materia prima con la que se fabrica el papel.

• Necesitan menos espacio:
  • Para tener las notas adhesivas estructuradas necesitarás un cierto espacio libre: una pizarra, una mesa despejada, un tablero en la pared…
    • Si no, puedes acabar empapelando con notas tu puesto de trabajo.
    • Si organizas varios proyectos, necesitas un espacio para cada uno.
    • Durante el tiempo en que las notas están ahí pegadas, no puedes usar ese tablero para otra cosa: el espacio está ocupado.
  • Usando una app, está en tu ordenador, en tu dispositivo móvil, o en la nube, no lo tienes todo lleno de papeles.

• No se acaban los paquetes de papel:
  • No es extraño que cuando estés organizando tus tareas con notas adhesivas, se te acabe el paquete y empieces a apuntar varias cosas en un solo Post-it (no es bueno), y se te desestructure tu plan.

• Se puede borrar y volver a escribir tantas veces como haga falta:
  • En las notas de papel, lo habitual es que se tiren cuando la tarea se haya completado, o que se use un Post-it nuevo para cuando tienes que escribir lo mismo de otra forma, si no lo has escrito a lápiz y lo puedes borrar.
• Te dan avisos:
  • Esto es tan importante que algunos desarrolladores de apps lo incluyen en su plan Premium.
  • Las notas en papel no te avisan.
    • La app puede avisarte con una notificación, con un sonido, con un mensaje (depende de la app) cuando tú se lo hayas dicho, para que no se te olvide la tarea.
      • Algunas se integran con tu sistema operativo permitiéndote recibir la notificación incluso cuando no tienes la app abierta.

Esta lista es bastante genérica y es aplicable a muchas de las apps que puedes tener en tu dispositivo, en local. Es decir, las tienes instaladas en el ordenador, o en el smartphone, o en la tablet.

Algunas de estas apps llevan en el mercado muchos años, incluso formaban parte de los sistemas operativos, que te permitían pegar una nota virtual en pantalla, imitando el aspecto visual de un Post-it.

Pero algunas aplicaciones han dado algunos pasos más, y ofrecen ventajas respecto a lo anterior, sobre todo si pensamos en Productividad:

• Algunas apps no están en tu dispositivo:
  • Están en la nube.
    • Puedes acceder a tus notas desde cualquier dispositivo que puedas conectar a Internet.

Ejemplo de ventajas de tener la lista en la nube:

Estás en tu casa, y usas tu ordenador para hacer la lista de la compra.

Sin embargo, luego vas al mercado a hacer la compra.

Si no tienes tu lista en la nube, solo te quedan 2 opciones:

1. Imprimir la lista en papel para llevártela
2. Usar siempre el mismo dispositivo para hacer la lista.
   1. En este caso, tendrías que usar el mismo móvil que te vayas a llevar al mercado cuando estés haciendo la lista de la compra en tu casa

Si tienes la lista en la nube, te da igual con qué dispositivo la hayas hecho.

Es más, puede ser que la hayas ido haciendo desde varios dispositivos, en fases, según te hayas ido acordando de cosas que te faltan o se te hayan ido acabando.

En casa te diste cuenta de que te faltan lentejas, y lo apuntas desde el ordenador… Luego vas al trabajo y se te despega la suela de tus zapatos, y apuntas en la lista lo necesario para remediarlo, pero desde el móvil…

Y la lista es la misma, accedes desde cualquier dispositivo.

 

El gran avance: notas para equipos.

Este es un tema más amplio que requiere de más espacio del que le voy a dedicar aquí, pero simplemente te comento que es la gran ventaja de las apps: poder compartir listas de tareas, poder asignar tareas y organizar tareas con otras personas.

Piensa la importancia que tiene esto en un mundo laboral en el que la gestión de equipos en remoto adquiere cada vez más peso (un equipo puede estar formado por personas que no están físicamente en el mismo lugar, y hay que organizarse).

Por completarlo con el ejemplo sencillo de la lista de la compra:

• Tú vas andando por la calle y se te despega la suela del zapato.
  • Apuntas en la lista que has de comprar algo para remediarlo (pegamento, por ejemplo).
• Al mismo tiempo, tu pareja se come las últimas lentejas que os quedaban en casa.
  • Lo apunta en la lista de la compra.
• Resulta que tú pasas por una tienda de alimentación, ves la lista, entras y compras lentejas.
  • Lo tachas de la lista.
• Tu pareja pasa por una zapatería, ve la lista, entra y compra pegamento para tu suela
  • Y lo tacha de la lista.

Explicaremos todo esto en otro artículo, pero fíjate en la productividad que puede tener este tipo de funcionalidades, a través de un ejemplo tan simple como el que hemos puesto.

Para que haya sido posible, es necesario que la lista esté en la nube, y que esté compartida entre las dos personas, de tal manera que ambas puedan escribir, tachar, borrar, mover, actuar sobre lo que hay en esa lista.

Hay apps que permiten compartir cada tarea individualmente, de manera que pueden estar estructuradas en un único tablero, pero interactuada por varias personas del equipo sin tener que compartir la lista entera con todos, para que nadie toque las tareas de los demás…

Hablaré de esto en otro artículo.

 

Conclusión.

Hay muchas apps en el mercado, y muchas de ellas se basan en el funcionamiento de las notas adhesivas.

Por tanto, no has de sentirte como alguien desfasado en el tiempo por usarlas, ya que es muy común, muy útil y muy lógico.

Usar notas en papel tiene sus ventajas y sus desventajas respecto a usar aplicaciones informáticas, pero tampoco es necesario elegir entre ambas opciones, se pueden combinar siempre que te resulte más productivo, sobre todo cuando estés en transición entre usar Post-it y aplicaciones.

 

¿Qué opinas?

En este tipo de cuestiones tu experiencia y tu opinión puede ser útil para los demás.

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Como siempre te digo, si quieres que tratemos el caso específico de tu equipo, puedes contactar conmigo y organizamos algún mecanismo de consultoría o de formación.

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