Te decimos insistentemente que apuntar las cosas es una forma de incrementar tu nivel de Productividad, tú tomas acción y empiezas a apuntar todo allá donde estés.
Sin embargo, te acabas dando cuenta de que algo no funciona.
Es normal.
Vamos a ver por qué.
Anotar para luego leer lo anotado.
Seguramente, ya solo con leer este título te has hecho una idea de qué es lo que te voy a decir.
El hecho de tomar notas solo tiene sentido si luego se leen.
Si no vas a leer lo que apuntaste, ¿para qué lo apuntaste?
He constatado, incluso conmigo mismo, que es más difícil adquirir el hábito de leer notas que el hábito de tomar notas.
Para mí, un criterio para elegir el soporte en el que apuntar mis anotaciones es la facilidad para luego encontrarlas.
Yo también he tenido mi época de rellenar cuadernos enteros con apuntes que luego no encontraba, con ideas que se perdían.
Así que no, no me extraña que a más personas les ocurra lo mismo.
Encontrar lo anotado para que tenga utilidad.
Si apuntas algo es para leerlo luego.
Para leerlo luego, tienes que encontrarlo.
Si apuntas las cosas en muchos sitios, luego te va a ser difícil encontrar lo que buscas.
De hecho, puede ser que no tengas a mano el soporte en que apuntaste las cosas.
Tal vez apuntaste algo en un post-it en la oficina, y lo dejaste allí, pegado en alguna parte, y necesitas ver esa nota cuando estás en casa, por ejemplo.
No es extraño, de hecho es coherente con la intención de tomar notas: centrar tu mente en el momento.
Si estabas en la oficina y de repente recordaste que tienes que comprar cualquier alimento que se te ha acabado, no quieres estar reteniendo eso en tu mente hasta que salgas de la oficina y vayas a la tienda: quieres concentrarte en lo que estás haciendo en ese momento.
Así que lo apuntas en un papel, para que no se te olvide, y sigues con tu trabajo con plena atención.
Pero si luego te dejas el papel con la nota en la oficina, cuando llegas a la tienda no te acuerdas de qué tenías que comprar, lo tienes apuntado en la oficina.
Las ventajas de las aplicaciones online para encontrar las anotaciones que tomaste.
Seguramente habrás visto que cuando te hablan de tomar notas se suelen recomendar (como para tantas otras cosas) algunas apps.
En este caso, tiene mucho sentido usarlas, precisamente para encontrar las anotaciones.
Si apuntas algo en un papel, debes tener el papel localizado para encontrar tu nota.
Si lo anotas en, por ejemplo, la aplicación de block de notas de tu smartphone, debes llevar tu smartphone para encontrar esas notas.
Claro, esto es ya más probable porque el teléfono móvil suele ir siempre contigo, pero aun así se puede mejorar.
Existen aplicaciones como Evernote, Google Keep u otras, que te conectan con un servidor en la nube.
Esto significa que aunque tú estés apuntando algo desde tu teléfono, la nota no está en tu teléfono, sino en un servidor en la nube.
La gracia de esto es que puedes acceder a esa nota desde cualquier dispositivo que puedas conectar a Internet.
Si volvemos al ejemplo de antes, cuando estabas en la oficina te acordaste de que tienes que comprar algo para casa cuando salgas, lo apuntas en Evernote, Google Keep o la aplicación que uses, utilizando por ejemplo el ordenador.
Como se apunta en la nube, cuando llegas a la tienda coges tu smartphone, abres la aplicación de Evernote (o la que sea que uses) y ahí tienes tu nota, porque al estar en la nube, está accesible desde cualquier dispositivo que puedas conectar a Internet.
Esto, para mí, es un salto cualitativo en lo que a usar las notas escritas para aumentar la Productividad.
Ya hablamos también de esto en el artículo acerca de usar calendarios virtuales, y también existen apps más directamente estructuradas como listas de tareas, como puedan ser ToDo-ist, Asana o Trello (y otras muchas), que al estar también basadas en la nube, son estupendas para apuntar tus tareas. Las aplicaciones como Evernote o Google Keep son más genéricas, pensadas para anotar cosas de todo tipo.
Tablero infinito para tus anotaciones.
Otra ventaja que tiene usar aplicaciones (en este caso no es necesario que se basen en la nube, también vale para blocks de notas en local), es que generalmente no te quedas sin espacio, no te quedas sin papel.
Para toda persona organizada a través de notas existe un momento crítico: cuando se acaba la libreta y tienes que empezar otra nueva.
A partir de ese momento, sabes que hay cosas que quedaron escritas en la libreta antigua, y poco a poco va habiendo también muchas cosas anotadas en la nueva.
Esto implica que, cuando tengas que buscar algo, es probable que tengas que revisar las dos libretas, no sea que esté anotado por ahí y no lo hayas visto.
Sin embargo, las apps informáticas te ofrecen un tablero para notas que va creciendo solo a medida que vas anotando más cosas, de tal manera que no vas a tener ese momento en que se te acabe el papel.
Lo que sí te puede ocurrir es que tengas tantas notas que, aunque estén todas en el mismo sitio (la app), te acabe resultando difícil encontrar algo en concreto.
No vamos a desarrollar la solución de eso en este artículo, pero sí te avanzo que pasa por organizar las notas según tu criterio o siguiendo algún método en concreto. En general, no se tratan igual las anotaciones que debes tener en uso en el momento que aquellas que ya se ha usado o las que algún día puede que uses.
Si quieres, puedes echar un ojo, por ejemplo, al artículo acerca del método Getting Things Done (GTD), para que veas con más detalle a qué me refiero.
Conclusiones:
Apuntar las cosas es algo generalmente positivo para aumentar tu nivel de Productividad.
Pero para que las anotaciones tengan utilidad, no solo deben ser escritas, sino también leídas.
Para leerlas, hay que localizarlas, cuanto más fácilmente mejor, y si vas tomando notas de manera dispersa, te puede resultar difícil encontrar tus propias anotaciones para leerlas, lo cual es bastante negativo para tu Productividad.
Existen aplicaciones informáticas, especialmente algunas basadas en la nube, que te ayudan mucho en este cometido, y por tanto sí que te ayudan a aumentar tu nivel de Productividad.
