Toma todas las notas que necesites en las reuniones en las que participes. No creas a los que identifican tomar notas con estar por debajo de los demás en prestigio o categoría en la oficina.

Vamos a analizarlo.

 

El peso de usar etiquetas: el Secretario en la reunión.

Muchos de los «expertos» en productividad te dicen que una de las cosas que hay que hacer para que una reunión sea provechosa es designar a un Líder, y a un Secretario.

Como te puedes imaginar, el Líder es quien dirige la reunión, quien lleva la voz cantante, quien marca los tiempos (hay también quien aconseja que haya una figura de Moderador para gestionar esto, dependiendo del tamaño de la reunión).

¿Y el Secretario, qué hace? Tomar notas, para luego pasarlas al resto de los asistentes a la reunión.

No es que el hecho de organizar tareas dentro de una reunión esté mal pensado, ni que sea negativo para la productividad, lo que es desafortunado es el empleo de estas etiquetas.

El mero hecho de que, cuando llegues a una reunión, alguien te designe como Secretario, condiciona la manera en que los demás te percibe en esa sala.

Negarse a asumir el papel de Secretario de la reunión y no tomar notas.

Hay quienes aconsejan que, si al comienzo de la reunión te piden que tomes notas, te niegues.

Se trata de un mecanismo para evitar que se te etiquete por debajo del resto, que te percibiría entonces como alguien de menor categoría que ellos.

Esto forma parte del mundo de las Apariencias, que tanta importancia recibe en el mundo laboral y en los entornos de trabajo, pero tiene muy poco que ver con la Productividad.

No tomar notas para el resto, o no tomar notas para ti.

En cualquier caso, el asunto de negarte a ser Secretario de una reunión puede tener sentido para ti si le das importancia a las Apariencias, e implica que no seas quien redacte el acta de la reunión para todos.

Es decir, estamos hablando de que te negarías a tomar notas para los demás.

Pero no implica que no tomes notas para ti.

 

Tomar notas no es un desprestigio, aunque veas que hay quienes lo consideran así.

En este mundo laboral tan influenciado por las Apariencias, hay quien identifica ciertas acciones como algo de poco status, y por eso todavía vemos personas que no descuelgan el teléfono directamente, sino que necesitan de una persona que lo haga o, lo que es más ilustrativo: no llaman por teléfono, necesitan que alguien marque por ellos, les anuncie a su interlocutor, y después les pase la llamada.

Este tipo de estereotipos no tiene nada que ver con la Productividad. Espero que lo tengas claro. Es mera Apariencia.

En esta misma línea, hay quienes piensan que tomar notas en una reunión no es propio de un «líder» o de alguien de alta categoría.

Te recomiendo que no caigas en esa visión.

Toma notas en las reuniones. No es un desprestigio.

 

El acta de la reunión no son lo mismo que tus notas.

Cuando no eres el Secretario de la reunión, y en el caso de que se designe a alguien para que lo sea, recibirás un acta con las notas que esa persona haya tomado.

El acta sirve para que quede un reflejo «oficial» de lo que se ha tratado allí, para intentar que no haya diferentes interpretaciones de lo que se haya dicho.

Es muy útil, sobre todo (pensando en la Productividad) para dejar claro quién se va a encargar de cada cosa, los plazos de entregas, formatos… y así nadie tiene dudas de si, al final, se ha acordado que se entrega el trabajo en papeles de formato A3, o si se entrega en formato PDF A4… O si la portada del documento la iba a hacer una persona u otra… lo que sea que se te ocurra que pudiera dar lugar a diferentes interpretaciones.

Sin embargo, tú puedes necesitar otro tipo de información, de guía o de recordatorios.

El hecho de recibir las notas oficiales no te soluciona tu caso particular.

Toma notas en las reuniones, tus notas.

 

Tomar notas en las reuniones tiene que ver con la Productividad. No es un desprestigio.

Estás en una reunión y se te asigna una tarea para los próximos días.

En el transcurso de esa misma reunión, recuerdas que hace unos meses has realizado un trabajo en el que realizaste un estudio que te puede servir para consultar datos… te lo apuntas para que no se te olvide.

Después, recuerdas incluso dónde lo guardaste… te lo apuntas para que no se te olvide.

La reunión sigue avanzando, y alguien menciona un documento, un estudio, una fuente de datos que crees que puede serte útil para tu labor… te apuntas ese nombre que no conocías… incluso dónde buscar, si lo ha dicho…

Todo eso no aparecerá en el acta, pueden ser comentarios fugaces que tú capturas e identificas como útiles para ti.

Si no lo apuntas, tu atención disminuye.

En este mismo blog hemos dedicado ya algún artículo a la importancia de apuntar las cosas para liberar la mente, como es el caso del método GTD (Get Things Done), y tiene sentido, una vez más, remarcarlo aquí.

Si no te apuntas eso que te acaba de llamar la atención, o eso que acabas de recordar, tendrás que hacer el esfuerzo mental constante por mantenerlo en tu cabeza, para que no se te olvide.

Este esfuerzo mental repercute en la intensidad de la atención que prestes a lo que está ocurriendo en la reunión, y puede ser muy negativo para ti.

Si estás pensando en otras cosas (en eso que no quieres que se te olvide), no estás prestando atención suficiente a lo que se esté tratando, y puede que se te pasen cosas por alto, o que no te enteres de algo relevante.

En el momento en que te lo apuntas, ya sabes que no se te va a olvidar, y sigues estando completamente presente y con total concentración en la reunión en la que estás.

Vuelves a disponer de tu mente.

 

Tomar notas en papel o usando software: cuestión del medio.

En el mundo de las Apariencias, es posible que tomar notas en una tablet no esté tan desprestigiado como tomar notas en un block de papel con anillas.

Pero eso pertenece al mundo de las Apariencias, no al de la Productividad.

El uso de software para tomar notas tiene sus desventajas y sus ventajas respecto de usar papel y lápiz (o bolígrafo):

Algunas desventajas:

• Debes tener el dispositivo que uses (ordenador, tablet…) con suficiente energía para durar todo el tiempo necesario.
  • Toma de corriente disponible o batería cargada y duradera.
    • Esto solo es un problema en reuniones a partir de una cierta duración, no en reuniones breves.

• Si el software está en la nube, y no lo tienes instalado en el propio dispositivo, debes tener conexión de datos a Internet o a la intranet correspondiente.
  • Algunas aplicaciones permiten tomar las notas en local, y se sincronizan con la nube una vez el dispositivo encuentra conexión.

• Menor agilidad
  • El principal motivo por el que muchas personas no optan por la opción de tomar notas usando un dispositivo electrónico es que el software de anotación suele ser, en general, menos ágil que tomar notas en un papel con un lápiz o un bolígrafo.
    • Es habitual que, para poder apuntar algo, la aplicación te pida que crees algún tipo de contenedor con título, lo estructures, incluso que digas qué tipo de anotación es… mientras que en papel ya habrías apuntado lo que fuera y seguirías prestando atención a la reunión.

Algunas ventajas:

• La capacidad de compartir
  • Si tus notas van a servir para compartirse en un equipo, hay aplicaciones que facilitan mucho esta tarea.
    • Incluso se pueden tomar notas en aplicaciones que permiten que cada anotación le aparezca en su dispositivo a quienes selecciones por ser relevante para ellos.

• La clasificación posterior de las notas.
  • Puede que, durante la reunión, estés tomando notas indiscriminadamente, pero que luego, para ser útiles, se deban clasificar.
    • Hay aplicaciones que te permiten hacer esto de manera rápida y muy ágil, usando directamente las notas que tomaste durante la reunión.

• No repetir las anotaciones
  • Hay quien toma notas y luego «las pasa a limpio». Esto, con el software, no suele ser necesario.

• La caligrafía
  • ¿No te ha pasado nunca que has tomado una nota rápida, y luego eres incapaz de leer tu propia letra?
    • Usar software suele implicar tipografías que harán legibles tus notas, incluso para ti.

 

Conclusión: si te preocupa tu Productividad, toma notas en las reuniones. No es un desprestigio.

Da igual que haya otros que te miren con el bolígrafo apuntando cosas y piensen que eso disminuye tu status.

No te preocupes si hay quien dice «yo no tomo notas, eso es cosas de los Secretarios«. Como ya hemos mencionado en otros artículos de este mismo blog, si ellos piensan eso, son ellos lo que tienen un problema de concepto, no tú.

 

Tu caso concreto.

Como siempre te digo, si quieres que hablemos de tu caso concreto, solamente tienes que contactar conmigo.

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