Entender el tiempo total de tareas y proyectos mejora la productividad

Considerar el tiempo completo del proyecto mejora la Productividad

El tiempo del proyecto no es solo el que tardas en comenzarlo.

Velocidad y Productividad son conceptos que en muchas ocasiones aparecen unidos.

Ambos términos son aquí relativos a una cantidad de trabajo realizada en un cierto tiempo.

Pero… ¿qué tiempo?

Vamos a verlo.

El planteamiento del tiempo para tareas y proyectos ha de ser el adecuado, fíjate bien en cuál es el que ha de importar.

¿Has visto alguna vez por televisión una carrera de Fórmula 1?

Vale cualquier ejemplo que requiera de paradas estratégicas.

En el caso de las carreras de Fórmula 1, se da la circunstancia de que los coches no tienen capacidad de completar la carrera completa sin repostar ni sin cambiar de neumáticos, y esto obliga que tengan que realizar paradas en mitad de la carrera, porque si no, no llegan a la meta.

¿Por qué te pongo este ejemplo, y además de hablo de verlo por televisión?

Porque es muy frecuente que, cuando se muestra la clasificación de la carrera, aquel que aparecen en primera posición realmente no es quien va ganando la carrera.

De hecho, incluso los comentaristas le dan a veces una relevancia fictícea a la clasificación instantánea, cuando lo realmente importante no se ve en esa lista.

Hay que analizar más, dar un paso más, mirar un poco más allá… para interpretar lo que realmente está pasando en la carrera.

Puede ser que quien aparece en primera posición (o los que aparecen en las primeras posiciones) no haya parado a repostar, y que haya un coche en (por ejemplo) el quinto puesto en ese momento que ya haya parado.

Si el tiempo que supone hacer la parada técnica es superior a la ventaja que le llevan sus rivales en carrera en ese momento, realmente es ese coche, el que aparece en quinta posición, quien va ganando la carrera.

En algún momento, los coches que le preceden tendrán que parar también, y la clasificación que importa es la del final de la carrera.

 

La premura por empezar suele ralentizar el tiempo total del proyecto.

Seguro que te suena.

Hay que empezar a hacer un proyecto, y tienes prisa.

Sabes que lo correcto es preparar y organizar el trabajo, pero no tienes tiempo, hay que empezar a “producir” YA.

Que sí, que sabes que la teoría dice que se ha de hacer esto y aquello, pero no tienes tiempo ahora para preparar ni organizar nada… así que te pones a “producir” algo que se vea, y que se vea YA.

Si trabajas en un campo técnico (no necesariamente “de ciencias”), habrás vivido con especial insistencia este problema.

Directamente, tienes que ponerte a hacer algo que se vea, y no le dedicas el tiempo suficiente, al principio, a estructurar el trabajo (a crear las capas y los bloques necesarios en ese programa de CAD o BIM, a formular correctamente esa hoja de cálculo, a crear una estructura de nombres para los archivos que se van a utilizar, a apuntar los pasos del proceso que estás realizando para llegar a un resultado…).

Tu jefa/e, tu cliente… pueden recriminarte que “todavía no has empezado a hacer nada” si le dedicas tiempo a estas cosas.

 

Absorber los cambios sobre la marcha en un proyecto tiene mucho que ver con la preparación inicial: Productividad.

Tu proyecto se va desarrollando, y resulta que esa entrega tan rápida que tenías, y que suponía el objetivo de tu trabajo, no era sino un punto y seguido dentro del proceso.

Es decir, que se sigue desarrollando.

Empezaste “de cualquier manera” para correr y llegar a tiempo a esa entrega tan próxima en el tiempo, pero entonces tu jefa/e o tu cliente lo revisa… y te pide cambios.

 

¿Cuánto vas a tardar en implementar esos cambios en tu proyecto?

Pues dependerá mucho de lo estructurado y preparado que lo tengas… y esto suele tener mucho que ver con el tiempo que le dedicaras a estructurarlo y prepararlo al inicio.

Es muy común que, si no se ha preparado al principio, los cambios sobre la marcha resulten muy costosos en tiempo.

Tal vez uno de los ejemplos más claros sea el uso de las hojas de cálculo (tipo Microsoft Excel, Google Sheets, etc.).

Empiezan siendo de tamaño reducido, pero con el desarrollo del proyecto tienen una tendencia muy fuerte a crecer muchísimo.

Si desde el principio el crecimiento de esa hoja de cálculo se hace de manera estructurada, formulando las celdas de manera correcta, etc., las modificaciones posteriores resultarán más sencillas.

Pero si, por empezar rápido, empiezas a rellenar celdas de cualquier manera y sin pensar en el futuro, cuando lleguen las modificaciones vas a tener que dedicarles mucho más tiempo.

 

Identificar la magnitud del proyecto o tarea es parte de la Productividad.

Es obvio que cuanto más complejo es un proyecto (o una tarea) más importancia tiene organizarlo con cuidado desde el principio.

Si la tarea es muy breve o de escasa magnitud, es probable que sea más productivo ir directamente a la consecución del resultado, sin demasiados preparativos, ya que esos preparativos conllevan tiempo y esfuerzo.

Pero si la tarea no es tan breve o de tan escasa magnitud, entonces el tiempo que le dedicas al inicio a preparar y estructurar dicha tarea es tiempo que ganas en su duración total.

 

Ejemplo: dibujar los planos de un hotel preparando el trabajo o sin prepararlo (compara la Productividad).

Imagina que trabajas en una oficina de arquitectura o de ingeniería, y te encargan que dibujes los planos de un hotel de, por ejemplo, 150 habitaciones.

Cada habitación tiene un aseo, y cada aseo tiene varios componentes (lavabo, inodoro…).

Te dispones a dibujar los planos:

 

Sin preparar: empiezas ya.

Como hay prisa, te pones a dibujar, así que te delineas una habitación tipo, con su aseo, y vas copiándola repetidas veces hasta que la planta del hotel está completa.

Te dibujas un inodoro, un lavabo, los colocas en el aseo, y vas copiándolos…

No ha sido fácil, pero ya tienes esos planos que entregar al cliente.

 

Preparándolo: tardas más en empezar.

No empiezas tan deprisa.

Primero te organizas las capas del dibujo, de tal manera que se puedan manejar.

Después, para los elementos del aseo, no los vas dibujando y copiando directamente, sino que vas creándote “bloques”, con su correspondiente nombre, que vas colocando en el dibujo (el inodoro, el lavabo… y también fuera del aseo: la cama, el armario…).

Te pones a dibujar, y acabas teniendo los planos que entregar al cliente.

 

Llegan las modificaciones.

Vaya, resulta que has dibujado los inodoros ovalados, y el cliente ha decidido que los va a instalar rectangulares.

Los tienes dibujados en 150 aseos.

Los lavabos los tenías rectangulares, y los quiere circulares.

Los tienes dibujados en 150 aseos.

 

Compara la Productividad.

En el primer caso, el que empezaste sin preparar ni hacer bloques ni nada, lo que te va a tocar hacer es ir borrando los inodoros y los lavabos de los 150 aseos, y dibujar los nuevos en los 150 aseos.

En el segundo caso, el que creaste los bloques antes de empezar, lo que vas a hacer es modificar el bloque del inodoro y el bloque del lavabo, y automáticamente se va a cambiar, de manera instantánea, en los 150 aseos que hay dibujados.

¿Te das cuenta de que ahora ya la preparación inicial, que fue más lenta, te ha hecho ganar en velocidad y productividad de manera exponencial?

 

Cuantos más cambios, más se nota la diferencia de Productividad.

Imagina que el proyecto sigue su curso y que, por el motivo que sea, se hace necesario que en el plano no aparezcan los sanitarios de los aseos.

Si no organizaste las capas del dibujo, lo que te va a tocar hacer es borrar los sanitarios de los 150 aseos que tienes dibujados.

Si organizaste los elementos del dibujo en capas, simplemente desactivas la capa en la que están los sanitarios y estos desaparecen del dibujo instantáneamente.

Sí, al principio tardaste más en empezar, porque fuiste creando los bloques, poniéndoles nombre, creando una estructura de capas, colocando cada elemento en su capa correspondiente…

Pero fíjate después el tiempo que has ganado.

 

Conclusiones.

Como ves, lo que importa realmente es el tiempo total y la complejidad total del proyecto o tarea que afrontes.

Empezar muy deprisa a costa de saltarte la estructuración y la organización del trabajo puede servirte para crear la ilusión de que das resultados muy rápido, pero realmente estás dificultando los pasos posteriores del proyecto, con su desarrollo y sus modificaciones.
 

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