¿Prefieres un perfil financiero o técnico para tu Departamento de Compras?

¿Prefieres que tu Departamento de Compras lo lleve alguien técnico o financiero?

Puedes tener dudas acerca de si el Departamento de Compras lo ha de llevar alguien con perfil técnico o financiero.

 

La actividad de Compras es realmente importante dentro de una empresa, porque incide directamente en su funcionamiento.

Y lo hace desde diversos frentes, ya que tiene mucho que ver con la parte económica de la empresa, pero también con la calidad y adecuación de los productos o servicios contratados.

Por eso, cabe preguntarse si es más conveniente que quienes realicen las compras sean técnicos o financieros.

Importa tu opinión, porque hay argumentos en ambos sentidos.

La gracia de todo esto es saber qué opinas tú.

Verás, en algunas empresas los Departamentos de Compras son muy grandes y los componen varias personas, de tal manera que pueden permitirse diversificar no solo el perfil de los empleados, sino también el tipo de compra que realiza cada uno: una persona compra el material de oficina (por ejemplo), otra persona hace compras indirectas (fuera del core business), otra persona contrata servicios, etc.

Pero la pregunta cobra aún más sentido cuando la empresa no es tan grande y el departamento no lo componen tantas personas, hasta el punto en que sea solo una.

 

Algunos argumentos a favor del perfil técnico.

Cualquiera que se haya enfrentado a la acción de comprar algo entenderá rápidamente lo importante que es saber distinguir entre productos similares, y si se da un paso más, saber qué es lo más adecuado para cada momento y cada actividad.

A todos nos ha pasado ir a comprar un producto y encontrarnos con una variedad de precios enorme para algo que, a nuestros ojos, no tiene diferencias.

Vas a la tienda, le preguntas al vendedor (si lo hay) cuánto cuesta un objeto, y te responde “depende”, dándote un rango de precios que no te esperabas.

Si eres especialista en algún área, es fácil que te haya pasado que te hagan preguntas que no tienen una respuesta directa, que para ti es obvio que no la tiene, pero que para aquellos que no son de tu sector no es tan evidente.

A muchos arquitectos les han preguntado cuánto cuesta un proyecto, a muchos diseñadores web les han preguntado cuánto cuesta una página… y tienen que pedir más datos, porque “depende”.

Como quien pregunta de esa manera no suele estar muy informado de ese tema, suele responder algo así como “pues uno normal”, lo cual no aporta demasiada luz, pero es muy ilustrativo.

 

En el caso del Departamento de Compras.

Ahora extrapola eso a una actividad profesional: de profesión, comprar.

Da igual el ámbito que sea, el hecho de entender técnicamente qué es lo que se está comprando tiene mucha importancia.

Esto se hace más patente cuando la actividad tiene un grado de tecnificación alto, donde puede llegar un punto en el que la pregunta que nos hacemos hoy acerca de qué perfil es mejor para un Departamento de Compras no tenga sentido.

De hecho, en los casos en que la especialización es ya muy elevada, desaparece la figura de Compras, y las compras las hace directamente alguien especialista en esa materia, porque no se trata ya de hablar del mejor precio o de reducción de costes, sino de que lo que se compre funcione, sí o sí.

 

¿Técnico en todo?

Piensa en el caso de una empresa de la construcción, por ejemplo.

Un Departamento de Compras puede tener que contratar productos y servicios muy diferentes: hormigón, acero, madera, encofradores, sondeos, soldadores, electricistas, peones, medidas de seguridad, grúas, pintores, acabados de todo tipo, climatización, etc.

Piensa que has de comprar el hormigón para cimentar un edificio… ¿ya?

Ahora piensa en elegir una máquina de climatización para el edificio… ¿ya?

¿Te parece lo mismo?

¿Crees que el especialista en hormigón es el mismo que sea especialista en máquinas de climatización?

Puede ser que sí, que así sea.

Pero otras veces no lo es.

Y ya si piensas en las Compras de una empresa que incluya su propio material y servicios contratados, se hace aún más claro: si la misma persona compra los bolígrafos para la oficina, contrata el servicio de limpieza, y al mismo tiempo ha de comprar para los proyectos de la empresa (piensa lo que quieras: componentes informáticos, productos químicos… lo que sea), la variedad puede ser enorme.

 

Argumentos en contra del perfil técnico para Compras.

¿Recuerdas cuándo fuiste a comprar un ordenador con una idea en la cabeza y acabaste comprando otro más caro porque “merecía la pena”?

Llegas a la tienda pensando en comprar un determinado producto, y una vez allí empiezas a ver que tiene unas cuantas carencias que no te convencen, y que “por un poco más” hay otros productos que no tienen esas carencias, y hay otros que “por otro poco más” ya te gustan bastante…

En términos de dinero, lo que queda en tu cuenta de resultados es que ibas a gastar 100 (por ejemplo) y al final has gastado 140 (por ejemplo).

Aunque el producto que hayas adquirido sea mejor, tu controller financiero te dirá que has sobrepasado un 40% las previsiones de gasto.

Si llevas esto a la actividad profesional de Compras, es fácil pensar que alguien que es capaz de distinguir entre productos y servicios buenos, y productos y servicios malos, tenderá a comprar y contratar los buenos, y eso suele implicar que la cantidad de dinero empleado sea mayor.

Cuando un proveedor visita a un técnico/a de compras que sabe del tema que trata, puede explicarle las ventajas de productos de precio mas alto, y llegar a cambiar la decisión de contratación basándose en la calidad: pero el precio suele subir.

No olvides que el Departamento de Compras tiene una relación directa con los resultados económicos de la empresa, y si deja el dinero en segundo plano, puede haber sorpresas al cierre del ejercicio.

 

Argumentos a favor del perfil financiero en Compras.

Ahora nos ponemos en el caso contrario: alguien que sabe mucho de números, de balances, de ingresos y gastos, de amortizaciones… y no sabe del producto.

Si alguna vez has sido proveedor y te has encontrado con este perfil de cliente, me refiero al que, cuando intentas explicarle el producto y justificarle los costes te contesta algo así como “yo de eso no entiendo: a mí me tienen que cuadrar los números”.

Hay empresas que valoran mucho este tipo de perfil para sus Compras, porque las cuentas de resultados no se suelen desviar, ya que son el criterio único que se sigue para contratar.

Si un vendedor ofrece un producto mejor, la respuesta de este perfil de comprador puede ser “si me lo dejas al mismo precio (o inferior) que el otro producto, vale, y si no, no”.

Por eso se suele entender que es un negociador/a más duro/a, porque va siempre a regatear el precio, y no escucha argumentos: de modo que tiende a pagar precios más bajos que el perfil técnico.

Cuando el controller recibe los informes, todo cuadra.

 

Argumentos en contra del perfil financiero en Compras.

Imagina que trabajas en una empresa de repartos, incorporas un repartidor nuevo, y vas a adquirir para él/ella una motocicleta, y marcas un presupuesto: 100 (por ser originales).

Hablas con los vendedores: la motocicleta de precio más bajo es de 110.

Da igual, tú tienes apuntado en un papel (o una hoja de cálculo tipo Excel) que tu presupuesto objetivo es de 100, así que les dices a los vendedores de motocicletas “yo de esto no entiendo, tenemos que llegar al precio de 100”.

Un vendedor de los malos puede decirte “bueno, si le quitamos una rueda, te la puedo dejar en 100”.

A ti te cuadran los números, y compras una motocicleta por 100… pero no te sirve.

Tu repartidor/a nuevo no puede salir a repartir con una motocicleta a la que le falta una rueda, por mucho que estés tan satisfecho/a por haber comprado a 100.

Éste es el riesgo que tiene basar excesivamente las compras en un perfil estrictamente financiero, que los números en los papeles y en las hojas de cálculo suelen cuadrar, pero puede ser que se resienta la actividad en sí por bajar demasiado la calidad de aquello que se compra o se contrata.

 

La realidad suele estar en un punto intermedio.

Muchas veces adquirir un producto o un servicio con un coste inicial más alto sale más barato.

Es decir, puede ser que el perfil técnico tenga ventajas económicas para la empresa, aunque a veces sea más difícil de percibir, ya que a veces se basa en un concepto tan poco conocido en muchas empresas como es el del “ciclo de vida”, o también “el largo plazo”…

 

Ponemos un ejemplo: comprar un proyector para una sala de reuniones.

Imaginemos que se encarga al Departamento de Compras que adquiera un proyector para una sala de reuniones de ciertas dimensiones, para hacer presentaciones de resultados con hojas de cálculo (por ejemplo, Excel).

Si tu perfil es estrictamente financiero, dirás “yo no entiendo de esto” y compras el de menor precio.

Entregas tu informe a Financiero, y te llevas una felicitación.

Llega el día de la primera presentación, aparece tu Director/a a presentar, y resulta que el proyector no tiene la suficiente potencia luminosa, o bien que no tiene la suficiente resolución para leer las cifras del Excel que se presenta…

¿Y si tu perfil es estrictamente técnico?

Puede que vayas a la tienda (o hables con el vendedor) y acabes comprando un súperproyector que no solo funciona sino que además tiene funcionalidades adicionales… y te has pasado del presupuesto.

Entregas tu informe a Financiero y te llevas una bronca.

Llega el día de la primera presentación, y a pesar de que se ve todo muy bien, cuando tu Director/a se entera de lo que ha costado el proyector…

Como ves, este ejemplo habla de la actividad en sí, pero vamos a verlo con ojos más directamente relativos a la rentabilidad, y cómo un precio más alto no es sinónimo de “caro”.

 

El ejemplo del proyector, analizando costes.

Vamos a pensar que otra persona, de un departamento técnico, ha dado las especificaciones mínimas necesarias para el proyector que se adquiera, y se encarga a Compras que negocie lo mejor para la empresa.

Así que ya eliminamos el problema de si el proyector sirve o no sirve: ya sabes que sí, sirve.

Se te presentan 2 propuestas:

  • Propuesta A:
    • Precio del proyector: 100
    • Precio de lámpara del proyector: 35
    • Frecuencia de cambio de lámpara: cada 3 meses
  • Propuesta B:
    • Precio del proyector: 200
    • Precio de lámpara del proyector: 80
    • Frecuencia de cambio de lámpara: cada 12 meses

Si fueras de los que dicen “yo de eso no entiendo, quiero el más barato” no llegarías a hacer este análisis, sino que directamente comprarías el proyector A, que tiene un precio mucho más bajo que el B.

Pero si haces algunos números adicionales, empiezas a descubrir cosas.

El proyector necesita de un mantenimiento, tiene un “coste de operación”, que en este ejemplo reducimos a cambiar la lámpara cada cierto tiempo.

Si empiezas a calcular, vemos:

Coste Anual de Operación A = 35 x 4 = 140/año

Coste Anual de Operación B = 80 x 1 = 80/año

 

Es decir, el coste de operación es más alto en el proyector A, que tiene un precio de compra más bajo.

¿Qué pasa si haces los números teniendo en cuenta el tiempo, qué resultados obtienes si piensas en, por ejemplo, 2 años?

  • Proyector A:
    • Coste de compra: 100
    • Coste de operación en 2 años: 140 x 2 = 280
    • Coste total a 2 años: 100 + 280 = 380
  • Proyector B:
    • Coste de compra: 200
    • Coste de operación en 2 años: 80 x 2 = 160
    • Coste total a 2 años: 200 + 160 = 360

¡Caray!

Resulta que si haces más números, ves que a partir de los 2 años de uso, el proyector B empieza a tener un coste total más bajo que el proyector A.

Este mismo análisis se puede hacer con los cambios de luminarias a LED (que tienen un coste inicial y una disminución del coste corriente en consumos eléctricos), en un vehículo (que tiene un precio inicial, pero luego tiene costes de consumo de combustible, revisiones mecánicas obligatorias, seguros, etc.), y con tantas otras cosas, muchas de ellas de la vida cotidiana.

Como ves, en este ejemplo hemos llegado a una conclusión financiera que ha requerido de herramientas tanto técnicas como también financieras.

 

¿Que prefieres tú, un perfil técnico o financiero para tu Departamento de Compras?

Más allá de que lo ideal sea que se combinen las 2 cosas, si tuvieras que elegir solamente uno de los dos, ¿cuál preferirías?

 

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