No uses el InBox de tu correo electrónico para GTD.

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Recordemos: qué es GTD.

GTD son las siglas de “Get Things Done”, un método de productivdad que se basa en la completud de tareas que se organizan a modo de listas.

Puedes leer un extenso artículo en esta misma web donde te explico lo que es el método en sí (Ver “El método Get Things Done (GTD)“), y desde luego, puedes leer el libro “Organízate con Eficacia“, de David Allen, que fue el organizador de este método (Te lo recomiendo leer).

 

Paso previo.

Si quieres utilizar tu InBox para tu estrategia GTD, es bastante importante que adquieras la dinámica de tener tu buzón de entrada limpio.

Es decir, los correos que te vayan llegando, los debes ir clasificando, de manera que solo queden en tu InBox aquellos que no están resueltos.

 

Ventajas.

Todo el mundo está acostumbrado a usar el correo electrónico, incluso hay una seria falta de disciplina a la hora de organizar su revisión.

Así, hay quien se siente cómodo reduciendo el número de herramientas a utilizar en la búsqueda de la productividad, y decide sacar partido a su gestor de correo electrónico para organizarse.

…y ya.

 

Desventajas.

Personalmente, es algo que no te recomiendo en absoluto.

Si a ti te funciona, perfecto, no te voy a decir que debes cambiar tu sistema si te resulta de provecho… pero si no es el caso (y sería una excepción), no te recomiendo que sigas esta dinámica.

Hay un concepto fundamental detrás de todo esto, que te va a aclarar por qué no se recomienda, en general, usar el InBox como organizador del tiempo y las tareas: la REACTIVIDAD.

 

La Reactividad.

El principal problema que tiene usar el InBox para GTD es que se trata de un sistema eminentemente reactivo.

Es decir, tú vas recibiendo correos, y es esa recepción de correos la que te va organizando el día, la semana, o el mes.

Realmente, siendo prácticos, podríamos decir que te organiza exclusivamente las cuestiones más inmediatas, ya que lo habitual es que todas las peticiones que recibas por e-mail te pidan una resolución urgente, y que “cueles” ese trabajo delante de otros.

Por tanto, acaba por producirse un “efecto dominó”, en el cual unas tareas van metiéndose por delante de otras, generando en poco tiempo un descontrol importante.

Si te fijas, no se trata de un método real de organización, sino de un mecanismo de control para rastrear que no se te queden cosas en el tintero al ritmo que te marcan desde fuera de ti mismo.

 

Otros InBox.

Si utilizas aplicaciones de productividad, del tipo que sean (si te interesa que hable de alguna en concreto, dímelo), también tienen un equivalente al InBox, pero con una diferencia grande: lo que entra en ese InBox lo colocas tú.

Tu bandeja de entrada se va llenando sola, te la van llenando aquellos que te escriben.

Sin embargo, en el método GTD lo que hay en tu InBox lo colocas tú, para su posterior utilización.

Te puede parecer que es lo mismo tener un InBox en una aplicación que tenerlo en tu correo directamente, pero la diferencia es grande.

 

InBox con más cosas.

Otra diferencia de importancia entre usar el InBox de tu correo o usar una aplicación GTD con su propio InBox es que en tu correo solo entran correos (es bastante obvio), y lo que no sean correos no entra en esa bandeja de entrada.

Sin embargo, en el InBox de tareas de tu programa de GTD, entran más cosas, entra lo que tú coloques ahí.

Puede que sean cosas que te interesan a ti, o puede que sean cosas necesarias para las tareas impuestas.

Por ejemplo, imagina que te entra un correo solicitándote que hagas algo que requiera una actualización previa.

Podemos pensar en normativa que haya cambiado recientemente, o en programas de software que se hayan actualizado y cambiado algo, o incluso en la necesidad por tu parte de instalar un programa nuevo que sea necesario para realizar ese cometido que se te solicita en el correo…

Esta parte no te la va a solucionar la bandeja de entrada: nadie te va a pedir que te leas la última actualización de la Normativa, o que compres un determinado programa para hacer un trabajo, o que aprendas a usar la última versión de un programa que ya tengas.

Pero, si no lo haces, no podrás hacer frente a la petición de ese correo (y seguramente de otros muchos).

Por tanto, en el InBox de tu aplicación GTD aparecerán cosas (como, por ejemplo, seguir un tutorial de la última actualización de algún software, o revisar una actualización de Normativa…), que requieren tiempo, que requieren recursos, y que solo tú las puedes incluir en tu lista de tareas para ser completadas.

Además, de que completes éstas, depende que puedas completar las otras: pero es cosa tuya el organizarte.

 

Organízate tú.

Por tanto, intenta huir de soluciones reactivas, y busca que te permitan ser tú quien se organiza.

 

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