Un inventario de tu oficina es algo básico para muchas tareas, como puedan ser:

¿Qué es lo que tienes actualmente?

Para poder preparar cualquier cambio o prever cualquier inversión, el primer paso es tener lo más claro que sea posible qué es lo que actualmente tienes, y así poder ver qué es lo que te falta.

Si no sabes lo que tienes, o no lo sabes con claridad, tus previsiones están muy expuestas a errores grandes que puedan dar al traste con tus proyectos o tus informes.

Para esto, los conteos y los inventarios son las mejores herramientas.

Los conteos no diferencian cada elemento sino que identifican grupos comunes.

Imagina que tienes 8 sillas en tu oficina, de las cuales hay:

• 3 sillas de reunión iguales entre sí, de color amarillo y cuatro patas, sin reposabrazos, respaldo bajo…
• 5 sillas operativas iguales entre sí, de color naranja, cuatro patas, ruedas para suelo duro, respaldo alto de malla, reposabrazos…

Si lo que estamos haciendo es un conteo, lo que nos interesa saber es que hay 3 unidades de un tipo y 5 unidades del otro tipo.

Habrá 2 fichas de elementos en nuestra documentación, describiendo el tipo de mueble y diciendo cuántas unidades hay de cada tipo (3 de uno y 5 del otro).

¿Es útil un conteo?

Imaginemos que tienes un proyecto de reforma o de traslado a otra oficina en el que se contemplan 2 salas de reuniones de 4 personas en cada una.

Esto nos da un total de 8 sillas necesarias.

En tu documentación de conteo puedes ver que dispones actualmente de 5 sillas de reunión iguales, con unas ciertas características (tipo, color, tejido, etc.).

Con esta información, tú ya puedes calcular que si te cuadra bien para el proyecto, puedes:

• Trasladar 5 sillas existentes.
• Adquirir 3 sillas nuevas con las mismas características que las existentes.

Así tendrás las 8 sillas que se necesitan para las 2 salas de reuniones de 4 personas cada sala.

Como ves, dispones de información que hará que puedas preparar tu proyecto con fiabilidad, sabiendo, por ejemplo, que no necesitas comprar 8 sillas, sino que con comprar solamente 3, te vale.

El inventario identifica cada elemento por separado en cada grupo homogéneo.

En el caso del inventario sí se identifica cada elemento individualmente, aunque pertenezca a un grupo homogéneo.

No se trata solo de saber que hay 5 sillas de reunión amarillas, sino de distinguir cada una de las demás mediante codificación única.

Mientras que en el conteo dispones de la información de que tienes 5 sillas de reunión amarillas, en el inventario tendrás una identificación de cada una mediante un código, como pudiera ser, por ejemplo:

• SR-Am-01
• SR-Am-02
• SR-Am-03
• SR-Am-04
• SR-Am-05

¿Para qué identificar cada elemento de manera única en un inventario de mobiliario o accesorios en la oficina?

Identificar cada elemento de manera separada permite un rango de acción necesario en muchos proyectos, y para muchas actuaciones que requieran no solo saber características de grupo.

Por ejemplo, si hablamos de inversiones de mantenimiento, puede ser importante saber el estado de conservación de cada elemento, pues pueden ser iguales pero haberse adquirido en momentos diferentes, o haber tenido desgastes distintos con el tiempo, y sería necesario saber, de entre todos lo elementos iguales del grupo, cuáles son los que se van a sustituir y cuáles no.

En el caso de traslados complejos, puedes tener que indicar cuál de cada uno de los muebles va a un destino específico.

No vale con decir que se van a reutilizar 3 de las 5 sillas, sino que habrás de especifica cuáles.

Etiquetas identificativas y códigos en correspondencia entre la documentación y la realidad física.

Para poder identificar cuál es cada elemento, se establece una codificación única para cada uno, tal como hemos visto en el ejemplo de las 5 sillas.

De esta manera, podrás dar instrucciones del tipo:

• SR-Am-01 se traslada
• SR-Am-02 se sortea entre los empleados
• SR-Am-03 se tira
• SR-Am-04 se traslada
• SR-Am-05 se lleva a guardamuebles

Pueden existir motivos claros por los que elijes cada elemento para su función.

Por ejemplo, podemos pensar que si dices que la SR-Am-03 es la que se tira, probablemente se deba a que su estado de deterioro será más avanzado que el del resto de sillas iguales.

Si no tienes identificada cada silla de manera única, el hecho de decir que «se tira una» no alcanza a la información necesaria, pues puede tirarse una silla que esté en mejor estado de conservación y trasladarse otra que esté rota, por ejemplo.

Claro está que debe existir una correspondencia física entre los códigos de la documentación y los muebles físicos, y esto se consigue mediante etiquetas adhesivas que se pegan en cada mueble, complemento o elemento a incluir en el inventario.

En esta pegatina figura el código identificativo único de cada elemento, que será el mismo que aparece en la documentación.

De esta manera, cuando se indique que la sila SR-Am-03 es la que se tira, se marca así en la documentación y físicamente se puede ir a las sillas, ver por su etiqueta cuál es la SR-Am-03, y comenzar el procedimiento de retirada.

Trabajo de campo.

El trabajo de inventario y de conteo tienen parte del trabajo en oficina y parte del trabajo sobre el terreno.

Por una parte, está la labor de ir fotografiando, midiendo y apuntando las características de todos los elementos de la oficina para luego elaborar la documentación, que será distinta en función de si es conteo o inventario.

Este trabajo es minucioso y concienzudo, y requiere de ciertos conocimientos específicos que permitan evitar errores comunes, como confundir, por ejemplo, mesas múltiples con grupos de mesas, u otros muchos.

En el caso del inventario, tras el trabajo de oficina y documentación se vuelve al trabajo sobre el terreno para pegar las etiquetas con la codificación correspondiente que se ha utilizado en los documentos, para que se pueda identificar cada mueble en la realidad física.

Codificación nueva o integrada en una existente.

Puede ser que ya tengas un inventario y que sea necesario actualizarlo, o que, aunque no tengas un inventario como tal, sí que tengas un sistema de codificación de origen contable o cualquier otro.

Y también puede ser que no tengas nada.

Si ya tienes un sistema de codificación, los nuevos códigos habrán de seguir ese sistema que ya tienes establecido, etiquetando solamente aquellos elementos que no estén ya etiquetados.

En el caso de que no tengas ningún sistema de codificación establecido, se crea uno nuevo, desde cero, estableciendo unos criterios lógicos que permitan la identificación lo más sencilla posible, así como establecer las bases estructurales para un eventual crecimiento posterior.

No hablamos de software, hablamos de inventarios y conteos SIN generar dependencia.

Me encuentro con muchos clientes que se creen que hablar de inventarios es hablar de software, y no es así.

Lo que te entrego es una documentación en código común y abierto, como puedan ser hojas de cálculo o documentos en formato PDF.

No requieres de ningún software específico, lo cual tiene muchísimo interés para ti porque:

• Reduce tus costes
• No te genera dependencia para el futuro

Reducción de costes.

No tienes que adquirir ningún software, con el coste que esto suele llevar.

Al darte la documentación en formato común, puedes manejarla con cualquier lector de archivos PDF o de hojas de cálculo habituales.

SIN generarte dependencia para el futuro.

Muchos de los programas de software de inventarios te suponen, además del coste inicial de adquisición, la dependencia del propio software para las actualizaciones futuras de tu inventario.

Es probable que esta dependencia implique, incluso, que cada vez que quieras hacer un cambio o una actualización de tu inventario (por ejemplo, si compras unos cuantos muebles nuevos o das de baja algunos existentes) tengas que contratar a tu proveedor unas ciertas horas de consultor de ese programa para que sean ellos quienes te hagan la actualización.

En esos casos, te están generando dependencia para el futuro.

En mi caso, NO te genero dependencia para el futuro.

Imagina que recibes la documentación de un inventario de 700 elementos, con sus 700 etiquetas pegadas en la realidad física y con todas las fichas y listados de códigos correspondientes, que te entrego, por ejemplo, en formato de hoja de cálculo (Microsoft Excel, por ejemplo).

Al cabo de un cierto tiempo, decides comprar 10 muebles nuevos, y ello requiere actualizar el inventario, tanto en la documentación como en la realidad física con las etiquetas.

Una vez establecido un sistema de codificación lógico, es fácil pensar que para una actualización de 10 elementos es muy probable que prefieras hacerla tú internamente, cosa que podrás hacer sin ningún problema modificando tu hoja de cálculo (algo que no podrías hacer con un software específico).

También puede ser que hagas una acción más grande, y que, por ejemplo, adquieras 100 muebles nuevos, des de baja 50 y traslades otros 30.

Al ser algo que requiere de más trabajo y más tiempo, tanto de campo como de oficina, es probable que, en ese caso, tú DECIDAS que prefieres llamarme de nuevo para que yo te lo actualice, porque a ti te interese, pero no porque tengas dependencia a causa del software.

En caso contrario, siempre puedes decidir que le vas a dedicar el tiempo y el trabajo tú, internamente, porque lo prefieras, y podrás hacerlo sin problemas.

Será elección tuya, no dependencia.

¿Hablamos?

Si estás en cualquiera de las muchas situaciones posibles en las que un inventario te es conveniente o necesario, no dudes en hablar conmigo y estudio tu caso con toda atención.

Al tratarse de un trabajo que requiere de mucha labor de campo, solo es posible la realización de los conteos e inventarios en España.

Hablamos.