Organizar con éxito el traslado de tu oficina conlleva mucho más que el hecho de llamar a una empresa de mudanzas.
Eso es solamente una parte dentro de todo lo que hay que hacer.
El traslado físico suele hacerse de manera relativamente rápida y eso hace pensar a muchas personas que un traslado de oficina se limita a llamar a un proveedor de mudanzas que mueva cajas y enseres con sus transportes y furgonetas de la oficina actual a la nueva.
Sin embargo, para que todo vaya bien, ha de haber un trabajo previo importante sin el cual las probabilidades de que la mudanza sea desagradable crecen exponencialmente.
La mudanza no tiene por qué ser un desastre.
Uno de los problemas que hay con los traslados de las oficinas es que muchas personas asumen que, hagan lo que hagan, las mudanzas sean un mal trago por el que haya que pasar, y simplemente se resignan, haciendo que el resultado sea peor de lo que debería.
Después de años organizando traslados para todo tipo de empresas y con todo tipo de proveedores de mudanzas, te puedo decir que las mudanzas no tienen por qué ser un mal trago: hay que organizarlas previamente y salen bien.
El traslado de una oficina no es como la mudanza de una vivienda.
La idea de una traslado de una oficina se tiende a unir a lo que tantas personas tienen en mente de la mudanza de su casa, que no requiere tanta organización.
Sí, hay personas que organizan mucho la mudanza de su vivienda, pero la idea general es eso de «se traslada todo en cajas y luego allí ya veremos qué hacemos».
Si ya eso dificulta una mudanza doméstica, los efectos sobre un traslado de oficina se multiplican de manera exponencial.
No dificultes el trabajo a tu proveedor de mudanzas.
Con los proveedores de mudanzas hay también todo tipo de mitos populares que no tienen por qué corresponderse con la realidad.
Evidentemente, para que un traslado salga bien es necesario que el proveedor de mudanzas sea profesional y de calidad.
Pero, por muy bueno que sea tu proveedor de mudanzas, si el traslado no se organiza (y eso no lo tiene que hacer el proveedor de mudanzas) correctamente, llega el caos que tantas personas tienen en mente al pensar en trasladarse.
La organización previa del traslado de la oficina es compleja y requiere dedicación.
De entrada, uno de los problemas es que muchas empresas no son conscientes de que un traslado de la oficina requiera de organización previa.
Directamente se tiende a pensar en camiones, cajas y operarios empujando carritos de un lado para otro mientras la gente de la oficina se queja de que no encuentra esto o aquello.
Una parte de esto proviene de pensar que un traslado de oficina sea parecido a la mudanza de una casa, cuando la realidad es que es muy diferente.
Pero, por otro lado, hay muchas, muchas, muchas ocasiones en las que las empresas sí son conscientes de la necesidad de organizar la mudanza pero no de la cantidad de dedicación que requiere para hacerlo bien.
Reuniones, preguntas, decisiones, documentación para organizar el traslado de una oficina.
El día de la mudanza física ha de estar todo preparado, claro y documentado para que tu proveedor de mudanzas pueda realizar un buen trabajo.
Eso conlleva un trabajo previo que parte de hacerse las preguntas correctas, responderlas y generar la documentación necesaria para que se pueda llevar a cabo.
Puede llegar a ser muy complejo, y ha de encararse con energía y dedicación.
Por eso tiene sentido apoyarse en un consultor profesional, porque si no, el proceso puede alargarse demasiado y quedar a medio resolver, lo que puede llevar el traslado al fracaso típico.
Cuando se genera una pregunta en una empresa, rápidamente surge la cuestión de quién tiene la autoridad y la responsabilidad de dar una respuesta válida, lo que deriva en una serie de procedimientos para conseguir que todo esté claro y autorizado por las personas responsables de la empresa.
Al final, con todo claro, ha de haber una documentación para el traslado, una parte de la cual ha de servirle al proveedor de mudanzas para que tenga lo más claro posible lo que se requiere hacer, plazos, orden, localizaciones, etc.
Por qué contratar un consultor especialista para la organización del traslado de tu oficina.
Son varios los motivos por los que te conviene que me encargue de la organización del traslado de tu oficina:
- Experiencia
- Conocimientos
- Dedicación
Experiencia.
Con los años que llevo organizando mudanzas para todo tipo de empresas con todo tipo de proveedores de mudanzas, tengo la visión de la anticipación de problemas, plazos y dificultades habituales que te van a ahorrar muchos problemas de dinero, nervios y malestar.
En mi caso, la experiencia se corresponde con una mejora continua, traslado tras traslado.
Conocimientos.
Por otro lado, cuanto mayores sean los conocimientos de la persona que dirija la organización del traslado, mejor, ya que existen todo tipo de procedimientos que hay que realizar, permisos que considerar, y documentación a generar (planos, tablas, formularios…) que son útiles si están correctamente realizados.
Incluso el orden en que se van realizando es importante.
No se trata solo de haber pasado por muchos traslados, ya que hay muchas personas que han pasado por muchos traslados y cada cual peor que el anterior, sino de aumentar los conocimientos para que la experiencia de cada traslado suponga una mejora para el siguiente.
Además, en la organización de un traslado no solamente se trata de la parte de mudanza de enseres, sino que hay toda una parte técnica que resolver que excede de lo que habitualmente se considera al pensar en un traslado de oficina como si fuera una mudanza.
Dedicación.
Tal vez sea el punto clave de todo esto.
Todo el trabajo de organización del traslado de oficinas conlleva mucha dedicación.
Es muy habitual que la dedicación necesaria no esté bien estimada por parte de las empresas que intentan que se encargue de la organización exclusivamente su personal interno, incluso (muy habitualmente) una sola persona de la empresa, pensando que será algo que pueda «ir haciendo» mientras realiza sus funciones habituales.
Esto no funciona.
La dedicación necesaria acaba por repercutir tanto en la organización del traslado (que queda tan incompleta que no sirve) como en el rendimiento de esa persona en sus funciones laborales.
De hecho, es fácil entender que cuando una empresa le asigna a alguien de su personal que se encargue de organizar un traslado, esa persona acabe teniendo problemas por varios frentes:
- Por los problemas propios del traslado de la oficina y su organización
- Por su bajada de rendimiento en sus funciones debida a la dedicación que requiere la organización del traslado
Al final, el resultado para esa persona suele ser que tiene problemas porque su trabajo se ve afectado mientras sus responsables no admiten que sea por la dedicación que está dando a organizar el traslado, y al mismo tiempo, como tiene que seguir con sus tareas habituales, la organización del traslado se va de plazo y acaba por quedar muy incompleta e inservible.
En resumen, un cúmulo de inconvenientes para la persona a la que le cae la tarea.
Por eso la contratación de un consultor especialista para organizar el traslado tiene tanta relevancia, pues esa dedicación va a estar cubierta sin repercutir en el rendimiento del personal interno.
¿Es caro que me encargue de organizar el traslado de tu oficina?
No.
¿Por qué la respuesta es tan rotunda?
Porque el coste de TODO lo que acarrea el traslado de una oficina (no solo la mudanza) es considerable y el hecho de que esté bien organizado evita gran parte de los imprevistos habituales de un traslado de oficinas, que son bastante más costosos desde el punto de vista monetario que el coste del consultor.
Cuando se prescinde del consultor y se encarga a alguien interno que organice, tanto las desviaciones por imprevistos como el coste de la pérdida de dedicación a sus funciones habituales y el malestar general en la empresa por la cantidad de quejas ante la desorganización acaban siendo muy relevantes para las empresas.
Solo se dan cuenta cuando ya ha ocurrido.
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